Переговорная комната

Какие задачи решает переговорная комната

Переговорные комнаты играют важную роль в организации рабочего процесса, выполняя множество ключевых функций. Они созданы для коллективного обсуждения и решения рабочих задач, что особенно актуально при проведении совещаний, командных встреч или кратких синхронных сессий. Данный формат коммуникации способствует эффективному взаимодействию, стимулирует обмен идеями и знаниями, что в свою очередь улучшает процесс принятия решений и повышает производительность труда.

Кроме того, переговорные комнаты идеально подходят для ведения бизнес-переговоров с партнерами, поставщиками услуг и подрядчиками. Они обеспечивают комфортное пространство для обсуждения и заключения деловых соглашений, что способствует укреплению партнерских отношений и расширению бизнес-возможностей.

С учетом усиливающейся тенденции к удаленной работе и дистанционным коммуникациям, переговорные комнаты также адаптируются для гибридного формата встреч. Это означает, что участникам совещания не обязательно физически присутствовать в помещении, они могут присоединиться к обсуждению через видеосвязь.

Виды переговорных комнат

Существуют различные типы переговорных комнат в зависимости от их организации пространства: общие, закрытые, корпоративные и универсальные. Например, большой организации, где часто проводятся масштабные собрания, скорее всего, подойдет просторная переговорная комната, находящаяся вдали от других рабочих пространств. Но для малого бизнеса, где большие собрания почти не проводятся, возможно, стоит оборудовать несколько небольших переговорных комнат. Разберемся в особенностях каждой из них.

• Общая переговорная – это универсальное решение для организации пространства. Это большое помещение, способное вместить множество людей и подходящее для проведения встреч разных уровней. Его особенности – строгий дизайн и функциональность, обстановка включает только самое необходимое. Главными элементами такой переговорной являются конференц-столы и кресла.
• Закрытая переговорная – это элитная VIP-зона для организации встреч, которые проводит руководитель с особо важными гостями. Как правило, она расположена рядом с кабинетом руководителя. Важную роль в этой комнате играет уникальность обстановки. Продуманный дизайн, изысканные аксессуары и офисная мебель должны соответствовать высокому классу. Закрытые переговорные комнаты часто имеют небольшие площади и непринужденную обстановку.
• Корпоративная переговорная комната – предназначена исключительно для внутреннего использования. В ней проходят корпоративные собрания, праздники и тематические встречи. Оптимальным вариантом для такой комнаты считается использование складной офисной мебели и мобильных перегородок, чтобы можно было изменить обстановку в соответствии с темой мероприятия. Часто корпоративная переговорная используется в качестве комнаты для отдыха сотрудников. В таком случае необходимо учесть наличие мини-буфета, мягкой мебели, аудиосистемы и плазменной панели.
• Универсальная переговорная комната – это компромиссный вариант, подразумевающий большое помещение, в котором можно проводить крупные совещания, и в то же время, благодаря офисным перегородкам, можно создать несколько маленьких комнат. Если это необходимо, то за короткое время все эти зоны легко объединяются обратно в один большой зал.

Оборудование переговорной комнаты

От того, какое количество участников будет присутствовать во время проведения видеоконференции, зависит уровень технического оснащения переговорки.

Захват изображения

Для того, чтобы фиксировать видеосигнал и отображать его на экране собеседника, необходима видеокамера. Можно использовать любое устройство – от обычной веб-камеры, встроенной в ноутбук, до специально предназначенных для проведения видеоконференций PTZ-камер. Эти устройства оснащены поворотным механизмом, также они могут реагировать на голос. Поэтому когда докладчик будет выступать, камера автоматически «повернётся» в его сторону и будет транслировать выступление на экран собеседника.

Отображение видео

В качестве средств отображения видеосигнала можно использовать плазменные или LCD панели, мультимедиа проекторы, телевизоры и даже обычные мониторы компьютеров. Для достижения эффекта телеприсутствия можно объединить несколько экранов большого размера в одну видеостену-полиэкран. Каждый экран представляет собой самостоятельное, независимое устройство. Для того, чтобы каждый из таких экранов работал синхронно с остальными, используют контроллеры — устройства, управляющие видеостеной.

Звук

Вопрос аудиооснащения также важен, как и подготовка элементов для отображения видеосигнала. Для передачи звукового сигнала можно использовать обычные микрофоны, а для трансляции – динамики или колонки. Однако для проведения симпозиумов и совещаний, в которых принимает активное участие большое количество человек, предпочтительнее использовать конференц-системы, которые представляют собой комплекс аудиооборудования для переговоров. Конференц-системы состоят из нескольких пультов-микрофонов, которые устанавливаются на местах участников, и центрального блока управления конференцией.

Дополнительные аудиоэлементы

Иногда обычных динамиков или колонок бывает недостаточно для воспроизведения понятного и чёткого сигнала. При воспроизведении звукового сигнала могут возникать такие проблемы, как эхо, шипение, шуршание, а то и вовсе пропажа звука. Чтобы не сталкиваться с такими неполадками, лучше всего использовать специальные эхоподавляющие устройства — спикерфоны, которые можно объединять в цепь для покрытия больших площадей. А если вам предстоит видеовстреча с зарубежными партнёрами, дабы избежать языковых барьеров, можно использовать системы синхроперевода — комплекс оборудования, выполняющего роль онлайн-переводчика речи выступающего на иностранный язык.

Менеджеры Unitsolutions.ru помогут спроектировать и оборудовать переговорную комнату основываясь на богатом опыте оснащения конференц—залов самых различных конфигураций.

Требования к переговорным комнатам

При планировании переговорной комнаты, важно учесть ряд ключевых требований, чтобы обеспечить комфортное и продуктивное общение. Ниже представлен список основных аспектов, на которые следует обратить внимание при организации переговорного пространства:

1. Пространство: Переговорная комната должна быть достаточно просторной для удобства всех участников встречи. Она должна быть оборудована столом и стульями, а также иметь достаточно пространства для движения.
2. Звукоизоляция: Комната должна быть хорошо изолирована от шума для обеспечения конфиденциальности и эффективности общения.
3. Осветление: Должно быть достаточное количество света, желательно естественного, но также и искусственного для проведения встреч в любое время суток.
4. Техническое оборудование: В зависимости от потребностей, комната может быть оборудована проектором, экраном, доской для маркеров или флипчартом. Также может потребоваться оборудование для видеоконференций.
5. Климат-контроль: Комната должна быть оборудована системой кондиционирования или вентиляции для обеспечения комфортной температуры.
6. Интернет: Наличие стабильного интернет-соединения является ключевым для проведения видеоконференций или доступа к онлайн-ресурсам во время встреч.
7. Доступность: Переговорная комната должна быть легкодоступной для всех участников, включая людей с ограниченными возможностями.
8. Питание и напитки: В некоторых случаях, в комнате могут потребоваться удобства для кофе-брейков или предоставления освежающих напитков и закусок.
9. Декор: Эстетически приятное пространство может способствовать эффективному общению и комфорту участников. Оформление и декор должны быть профессиональными и нейтральными, чтобы подходить для любого вида встречи.

Видеоконференцсвязь (ВКС) для переговорных комнат

В современном бизнес-мире, где удаленная работа стала нормой, видеоконференцсвязь (ВКС) для переговорных комнат играет ключевую роль в поддержании продуктивности и эффективности коммуникации. Современные системы ВКС обеспечивают высокое качество видео и аудио, что позволяет участникам чувствовать себя как в одной комнате, даже если они находятся на разных концах земного шара.

ВКС предлагает ряд преимуществ, которые делают ее неотъемлемой частью современного делового общения. Она позволяет участникам из разных городов и стран объединяться в одном виртуальном пространстве, экономя время и деньги на поездки. ВКС способствует улучшению коммуникации и взаимодействия между сотрудниками, клиентами и партнерами.

Попробуйте TrueConf Room для переговорных комнат

Программное обеспечение для организации 4К-видеоконференцсвязи в переговорных комнатах и конференц-залах:

• Подключение по QR-коду с любого устройства: смартфон, планшет, ПК или ноутбук.
• Поддержка NDI: подключение совместимого оборудования из вашей локальной сети без установки дополнительного ПО.
• Удобное управление: настраивайте раскладку, добавляйте и удаляйте участников, а также управляйте устройствами пользователей.

Подробнее