Конференц-связь: эффективное взаимодействие для команд и бизнеса

Данная технология прочно закрепилась в современном мире, ведь она является связующим звеном между пользователями, находящимися на огромных расстояниях друг от друга (например, в разных точках планеты), при этом общение не ограничивается парой человек – конференц-связь позволяет одновременно устанавливать связь большому количеству участников.

Для чего нужна конференц-связь?

Конференц-связь уже давно перестала ассоциироваться с большими финансовыми тратами на аренду помещения и специального оборудования, длительными поездками и прочими организационными моментами.

Сегодня провести встречу в режиме реального времени можно как с ПК, так и с мобильного телефона, находясь в офисе или дома. Полностью аппаратные решения для видеосвязи по типу Polycom или LifeSize активно заменяются программными и программно-аппаратными из-за большей гибкости при внедрении на рабочие места. Конференц-связь предлагает ряд значительных преимуществ, которые делают её популярным средством коммуникации в бизнесе, образовании и для личных встреч:

• Проводить встречи удаленно Нет необходимости отправляться в командировку, тратить временные и финансовые ресурсы, чтобы встретиться с клиентами или партнерами. Участники могут присоединяться к конференциям из любой точки мира, что исключает необходимость в длительных и дорогих командировках.
• Решать задачи оперативно Бизнес — это среда высокой конкуренции, которая порой требует моментального принятия решений. Конференц-связь позволяет моментально организовать встречу, участники могут подключаться к встречам из офиса, дома или во время перемещений, используя различные устройства, такие как компьютеры, ноутбуки, планшеты или смартфоны.
• Вести обсуждения эффективнее Для еженедельных планерок компании чаще всего используют видеовстречи, так как этот формат позволяет сотрудникам показывать презентации, совместно работать над проектами, параллельно задавая вопросы и ведя обсуждения в групповых чатах, устраивать голосования и опросы.
• Организовывать онлайн-вебинары Поскольку стать участником онлайн-мероприятия можно из любого уголка мира, число слушателей вебинаров, равно как и потенциальных клиентов вашего продукта, в разы увеличивается.

Как работает конференц-связь?

Организация конференц-связи осуществляется с помощью конференц-моста, который связывает обычных пользователей с телеконференцией без необходимости предварительной подготовки.

Перед проведением любого конференц-звонка должен быть установлен мост, чтобы два или более участников могли позвонить по одному и тому же номеру или присоединиться к одному и тому же URL. Мосты могут размещаться внутри сервера или вместо этого быть доверены внешнему хостинг-провайдеру.

Современные компании активно используют онлайн-сервисы, которые предоставляют необходимые возможности для организации конференц-связи. Такие сервисы включают в себя:

• Предоставление нужного времени для проведения конференции
• Возможность подключения требуемого количества участников и докладчиков
• Хранение необходимых данных
• Высококачественное видео: Современные конференц-звонки не просто объединяют аудио участников. Они включают HD-видео, чтобы вы могли смотреть всем в глаза. Эта эволюция традиционного конференц-звонка помогла провести более продуктивные встречи, повысить вовлеченность и сосредоточенность.

Конференц-связь позволяет людям из разных мест общаться в формате личной встречи при наличии у них необходимого оборудования: компьютера или смартфона и наличие соответствующего программного обеспечения. Этот минимальный набор средств позволяет организовать конференц-формат общения.

Как организовать конференц-связь?

Существует несколько способов организации конференц-связи:

• Через мобильный телефон. Мини-конференция со смартфона отлично подойдет для экстренных обсуждений вопросов с несколькими сотрудниками. Число участников может быть разным — все зависит от используемого приложения для видеозвонков. Однако, для более крупных и основательных встреч, детальных обсуждений и докладов такой способ не подойдет.
• Через офисную или облачную АТС. Такой формат телефонной конференц-связи подойдет для внутренних коммуникаций абонентов корпоративной АТС. Стоит также отметить, что в облачной АТС вся информация хранится на сервере провайдера, что ставит под угрозу безопасность и конфиденциальность ваших корпоративных данных.
• Через специализированные приложения и сервисы. Современный рынок полон различными по функциональности ВКС-решениями, которые требуют минимальных финансовых затрат на внедрение и позволяют подключать к встрече большое количество участников. Это, пожалуй, самый оптимальный вариант для бизнеса, поскольку пользователям нужен лишь ПК или мобильное устройство, оснащенное камерой и микрофоном.

Правильно подобранная ВКС-платформа способна наладить связь между сотрудниками и повысить эффективность командной работы.

Виды конференц-связи

В зависимости от способа соединения участников различаются три основных формата конференц-связи:

• Традиционные телефонные звонки Это формат телефонных конференций, при котором участники используют обычные стационарные или мобильные телефоны, в том числе с поддержкой технологии VoIP (передача голоса через Интернет). Как правило, количество участников таких конференций ограничено, а операторы связи взимают поминутную оплату за разговор.
• Видеоконференции Этот тип конференц-связи похож на обычные телефонные звонки, но с дополнительной возможностью: участники могут видеть друг друга в режиме реального времени с помощью веб-камер.
• Веб-конференции В настоящее время веб-конференции являются наиболее популярным форматом. Это вид конференц-связи через Интернет, который позволяет объединить в одном сеансе трех и более участников, обеспечивая их онлайн-взаимодействие.

Видеоконференцсвязь сегодня

Видеоконференцсвязь — следующий эволюционный виток технологии конференц-связи, позволяющий двум и более удалённым пользователям взаимодействовать между собой посредством аудио- и видео общения и вместе работать с электронными документами.

Видеоконференцсвязь быстро стала удобным средством управления бизнесом, которое значительно превосходит возможности телефонных переговоров и электронной почты при отсутствии возможности встретиться лично.

Чтобы присоединиться к видеоконференции, вам понадобится устройство для отображения видео и воспроизведения звука, а также веб-камера и микрофон. Для этих целей будет достаточно простого ПК с установленным оборудованием для видеоконференцсвязи.

В зависимости от требуемого функционала, видеоконференции разделяются на видеозвонки точка-точка, симметричные видеоконференции, и селекторные совещания (ролевые конференции).

Как правило, общение точка-точка необходимо только на начальном этапе реализации конференц-связи. Но довольно быстро возникает необходимость одновременного взаимодействия нескольких пользователей (многоточечная видеоконференцсвязь).

Применение и развитие видеоконференцсвязи

Технологии видеоконференцсвязи используются в бизнесе: при помощи аппаратных и программных решений ВКС пользователи могут совершать видеозвонки для проведения встреч и конференций в режиме реального времени, обучающих семинаров для персонала, координации работы в удаленных филиалах, а также при дистанционном образовании и даже в медицине.

Кроме того, во многих частях мира видеоконференцсвязь используется в таких сферах, как подбор персонала, видеобанкинг, реклама и маркетинг (для проведения презентаций и брифингов для клиентов), мониторинг опасных производств. Это позволяет значительно сэкономить время и денежные ресурсы для компаний с большим количеством филиалов, обеспечивает оперативность принятия решений, позволяет анализировать ситуацию, находясь на большом расстоянии друг от друга.

На сегодняшний день технология конференц-связи является прекрасной альтернативой живому общению, а также важным инструментом принятия оперативных решений в различных сферах деятельности.