Видео-пресс-конференция – мероприятие, проводимое с целью освещения новости или подачи комментариев для СМИ. Данное мероприятие отличается от пресс-конференции форматом проведения – журналисты и представители компании общаются друг с другом в удалённом режиме посредством использования решений для видеоконференцсвязи.
Этапы организации видео-пресс-конференции
- Определить инфоповод для встречи с журналистами. Таким поводом может послужить подведение итогов работы за год, освещение новости по выпуску какого-либо продукта, открытие нового объекта или анализ ситуации на рынке.
- Определить цель видео-пресс-конференции. Основная цель – заявить о себе, осветить в СМИ значимую информацию, какую именно – решать организатору.
- Выбрать день, время и место проведения данного мероприятия.Самым оптимальным временем для встречи с журналистами является период с 9 до 12 часов. Поскольку пресс-конференция будет проходить в формате видеовстречи в удаленном режиме, необходимо определиться с размером виртуальной аудитории. А для этого надо учесть количество журналистов, которые будут принимать участие в мероприятии, а также количество представителей компании, которые будут отвечать на вопросы.
Для проведения пресс-конференции лучше всего использовать программы, которые позволяют проводить многоточечные видеоконференции с большим количеством участников, при этом обеспечивая всех их дуплексной связью. Это необходимо для того, чтобы все участники могли свободно взаимодействовать друг с другом: журналист – в любой момент мог задать свой вопрос кому-либо из представителей компании, а тот, в свою очередь, ответить.
Немаловажную роль в видео-пресс-конференции занимает ведущий – участник, который руководит всем процессом данного мероприятия. В его обязанности входит:
- Организация начала мероприятия (приглашение участников в конференцию, их подключение к конференции, знакомство журналистов и представителей компании друг с другом, объявление темы пресс-конференции в начале мероприятия, объявление порядка регламента ведения пресс-конференции, запись сеанса).
- Выбор кандидата на выступление (журналиста, который задаёт вопросы).
- Принятие или отклонение нежелательных вопросов от журналистов.
- Окончание мероприятия.
Основным преимуществом проведения пресс-конференции в режиме видеоконференцсвязи является то, что организаторам данного мероприятия не нужно заниматься поиском помещения для проведения видео-пресс-конференции, ведь у них есть виртуальная аудитория! Однако это касается только тех мероприятий, в которых все участники разбросаны по разным уголкам города/страны/земного шара. Чаще всего пресс-конференции проходят в виртуальных комнатах, когда все журналисты находятся в одном помещении, а представители компании собираются в другом. Между ними налаживается видеомост.
Однако никто из участников данного мероприятия не застрахован от проблем, связанных с передачей сигнала во время виртуальной пресс-конференции. Проблемы с изображением (мерцание картинки, цветовые искажения, расфокусировка) или звуком (задержка или пропадание звука, возникновение эха) могут быть связаны с маленькой скоростью интернет-соединения и использованием некачественного оборудования. Во избежание таких проблем рекомендовано выбирать оборудование, специально предназначенное для видеоконференций – эхоподавляющие спикерфоны, качественные PTZ-камеры, дискуссионные системы, а также системы синхроперевода (в том случае, если в пресс-конференции участвуют иностранцы).