Как организовать удаленное обучение сотрудников?

Собрать сотрудников для офлайн-обучения может быть сложной задачей. Необходимо найти подходящее помещение, нанимать спикеров, согласовать удобную дату для участников. Более того, расходы на такое мероприятие могут оказаться выше ожидаемых и привести к разочарованию уже на стадии планирования. Но есть решение — организовать обучение удалённых сотрудников в режиме онлайн.

В настоящее время компании активно используют дистанционную форму обучения сотрудников. Данный формат обучения предлагает удобство и выгоду, при этом не уступая качеству офлайн-обучения. В этой статье мы рассмотрим подробности организации удалённого обучения и что вам потребуется для его успешной реализации.

Почему бизнесу важно обучать удалённых сотрудников?

Обучение удалённых сотрудников важно для бизнеса, потому что оно помогает им развивать навыки, необходимые для эффективной работы, создаёт согласованность внутри компании и повышает результативность работы бизнеса. Вот несколько основных преимуществ удалённого обучения персонала:

• Повышение эффективности работы. Способствует ускоренному развитию компании благодаря повышению навыков и компетенций персонала. Обеспечивает наличие квалифицированных сотрудников, готовых занять руководящие позиции, и облегчает процесс адаптации новых сотрудников.
• Экономия ресурсов. В отличие от традиционного очного обучения, удалённое обучение позволяет избежать расходов на аренду помещений и дорогу.
• Расширение охвата. Компании с филиалами в различных городах могут обучать своих сотрудников по единым стандартам без необходимости организации дорогостоящих командировок.
• Создание базы знаний. Переход к удалённому обучению подразумевает также и хранение обучающих материалов в едином месте.
• Быстрая адаптация новых сотрудников. Создание одного обучающего курса для онбординга позволяет решить проблему адаптации новых сотрудников без отвлечения руководителей и HR-специалистов от своих основных задач.
• Мониторинг прогресса обучения. Платформы онлайн-обучения позволяют просматривать аналитику и получать отчёты о количестве участников, проводить опросы посредством быстрых реакций.
• Поддержка непрерывного обучения. Регулярное обучение необходимо, чтобы знания не устаревали и не терялись. Онлайн-обучение позволяет сотрудникам обучаться практически без отрыва от работы, в отличие от традиционных офлайн-занятий, которые требуют больше времени и ресурсов.

Сложности онлайн-обучения на расстоянии

Перед тем как предложить сотрудникам удалённое обучение, важно оценить возможности компании и взвесить сложности, с которыми сталкиваются организаторы обучения удалённых сотрудников в онлайн-формате:

1. Отсутствие контроля: при онлайн-обучении сложно отследить вовлечённость сотрудников. Некоторые могут одновременно смотреть обучающее видео и заниматься другими делами.
2. Социальная изоляция: некоторым людям легче учиться в группе. Для этого не обязательно возвращаться к традиционному очному обучению. Онлайн-курсы, проводимые в группе, могут помочь сотрудникам избежать чувства изоляции.
3. Технические сложности: для начала обучения сотрудникам может потребоваться скачать и установить специальное программное обеспечение или приложение. Однако возможны проблемы, связанные с несовместимостью операционной системы на устройстве или медленным интернет-соединением.

Для обеспечения максимально комфортного процесса обучения удалённых сотрудников необходимо также учесть следующие условия:

• Наличие у сотрудников устройств для удалённого обучения с доступом к онлайн-курсам в любое время и из любого места.
• Простота доступа к онлайн-курсам и удобство процесса обучения. Важно убедиться, что сотрудникам не требуется запрашивать доступ, долго авторизовываться или переходить по разделам и каталогам.
• Структура обучающего контента должна быть удобной и понятной для пользователя.

Обучение удалённых сотрудников: пошаговая инструкция по организации

На первый взгляд, переход на удалённое обучение кажется несложным. Просто организуйте видеоконференцию и отправьте дополнительные учебные материалы по почте. Однако удалённое обучение имеет свои особенности, которые необходимо учитывать, если вы стремитесь поддерживать высокое качество обучения для ваших сотрудников.

Существует несколько способов организации и проведения обучения для удалённых сотрудников. Выбор подходящего зависит от ваших потребностей. Мы предлагаем универсальный план, который можно настроить под ваши требования.

1) Определить цель обучения

Определение целей обучения сотрудников помогает сфокусироваться на результатах и измерить эффективность обучения. Когда цели ясно определены, становится проще разработать соответствующие учебные материалы. Например, целью может быть повышение навыков сотрудников в определённой области, подготовка карьерного роста или освоение новых технологий.

2) Выбор модели обучения

• Синхронное обучение — это формат, в котором все участники учатся одновременно. Главное, что важно учесть, — это время: все участники должны быть доступны в определённый момент времени, чтобы встретиться в одном месте или присоединиться по ссылке. Планирование времени обучения — ключевой момент, чтобы всем участникам было удобно.
  
• Асинхронное обучение — позволяет удалённым сотрудникам проходить курсы, смотреть видео и сдавать тесты в любое удобное время и в своём темпе. В большинстве случаев для асинхронного обучения не требуется преподаватель, так как большая часть материалов уже записана заранее. Преподаватель может быть привлечён только для проверки тестов и ответов на дополнительные вопросы. Обычно при асинхронном обучении учащимся назначают дедлайн, до которого нужно пройти курс или сдать тесты.
• Смешанное обучение — комбинирует элементы синхронного и асинхронного обучения. Благодаря своей гибкости, эта модель обучения позволяет решать даже сложные учебные задачи. Например, для введения в сложную тему можно предложить учащимся видеолекцию, а для закрепления и отработки навыков провести онлайн-тренинг.

3) Выбор программного обеспечения

Удалённое обучение можно провести с помощью обычных сервисов видеосвязи для коммуникации, блокнота или Excel для отметки посещаемости и фиксации результатов. Однако такой подход может усложнить как вашу жизнь, так и жизнь удалённых сотрудников. Чтобы организовать эффективное удалённое обучение для своих работников, рекомендуется выбрать специализированную платформу для вебинаров и видеосвязи.

Минимальный набор функций, который следует учесть, включает демонстрацию экрана, удалённый доступ к рабочему столу, чат, обмен файлами и возможность трансляции для большого количества слушателей.

Труконф для онлайн-обучения удалённых сотрудников

Специальный режим Труконф «онлайн-урок» идеально подходит для дистанционного обучения сотрудников. В нём собраны все необходимые функции, которые помогут эффективно проводить занятия онлайн:

• До 49 докладчиков и до 1500 слушателей.
• Подключение с любого устройства (ПК, смартфон, браузер).
• Показ слайдов и презентаций в разрешении 4K Ultra HD.
• Личные и групповые чаты для обсуждений и обмена файлами.
• Демонстрация экрана и запись видеоконтента из любых приложений или окон.
• Контроль участников (вызов на трибуну, вкл/откл микрофоны, настройка раскладки видеоокон).
• Технология масштабируемого видеокодирования для стабильной связи при слабом интернете.
• Полная безопасность и конфиденциальность видеозвонков.

4) Подготовка обучающих материалов

Тип учебных материалов зависит от выбранной модели обучения. Если вы предпочитаете синхронное обучение, рекомендуется использовать презентации в качестве опоры для лекции, а также дополнительные материалы, на которые можно ссылаться в процессе. В случае асинхронного обучения рекомендуется предоставить полноценные курсы и видеоуроки. При использовании смешанного подхода рекомендуется предоставить как презентации, так и полноценные курсы и видеоуроки.

5) Тестовый запуск удалённого обучения

В этом шаге предлагается провести пробный запуск удалённого обучения сотрудников, что является важным этапом. Тестовый запуск позволяет проверить работоспособность программного обеспечения, убедиться, что все функции и инструменты работают корректно, а также оценить качество обучения в режиме дистанционного доступа.

6) Провести внутреннюю промо-кампанию

Особое внимание следует уделить стимулированию мотивации сотрудников для участия в обучении. Следующие методы помогут повысить участие:

1. Подчеркните выгоду. Объясните работникам, каким образом обучение может быть полезным для их профессионального роста и развития. Чтобы поддерживать мотивацию, сотрудники должны видеть конкретные преимущества применения полученных знаний на практике.
2. Сертификаты и награды. Выдавайте сертификаты и грамоты за успешное прохождение курсов. Исследования показывают, что на работе для сотрудников важно не только финансовое вознаграждение, но и признание их достижений со стороны руководства. Публичное признание и одобрение стимулирует работников сохранять высокий уровень успеваемости, а других сотрудников мотивирует стремиться к улучшению своих результатов.

7) Мониторинг результатов обучения

Какие данные следует учитывать при оценке успеваемости сотрудников? Этот выбор зависит от особенностей вашей компании. Возможно, вам будет достаточно просто убедиться, что все сотрудники успешно завершили курс? Или вы заинтересованы в более детальных метриках, например, результатах тестов?

Мониторинг результатов позволяет оценить эффективность учебной программы, выявить слабые места и потенциальные области для улучшения.

8) Сбор обратной связи

Важно отслеживать замечания и пожелания сотрудников и реагировать на них. Внесение изменений в курсы, создание нового контента по запросам пользователей и исправление ошибок в системе демонстрирует, что их мнение учитывается и помогает в создании более качественного обучающего опыта.

Можно использовать следующие методы:

• Сбор отзывов сотрудников. Проводите опросы или интервью, чтобы получить мнения и отзывы о качестве обучения, удобстве платформы и полезности курсов. Это позволит узнать, как сотрудники оценивают свой опыт обучения и выявить возможные улучшения.
• Проверка знаний после пройденного обучения. Проводите тестирования или аттестации, чтобы оценить уровень знаний сотрудников после прохождения обучения. Это позволит измерить усвоение материала и определить эффективность обучающих программ.
• Отслеживание изменений в успехах сотрудников. Сравнивайте показатели работы сотрудников до и после обучения, чтобы определить, какие изменения произошли в их достижениях. Это может быть количество закрытых сделок, выполненных проектов или другие метрики производительности, которые помогут оценить влияние обучения на работу и успехи сотрудников.

Советы для повышения эффективности удалённого обучения сотрудников

1) Разработайте эффективный график обучения

Когда у удалённых сотрудников есть чёткий график обучения, им проще включить тренинги в свои планы, что приведёт к повышению посещаемости. Продуманное расписание учитывает доступность всех участников тренинга.

2) Спланируйте первый сценарий взаимодействия

В контексте удалённого взаимодействия лучше переборщить с уведомлениями и напоминаниями, чем потерять участников только потому, что приглашение на тренинг затерялось в их почтовом ящике. Поэтому отправьте письмо с приглашением и ссылкой на тренинг за несколько дней до его начала.

3) Обеспечьте техническую поддержку и проведите краткий инструктаж

Кто поможет, если сотрудник не может получить доступ к тренингу? Техническая поддержка — ключ к успешному удалённому обучению вашего персонала. Заранее обсудите с IT-специалистом возможные проблемы и, если возможно, попросите его быть онлайн в начале обучения, чтобы оперативно решать любые технические проблемы.

В начале обучения объясните правила онлайн-взаимодействия и кратко расскажите, как будет организована встреча. Вот несколько советов:

• Проинформируйте участников о том, что делать в случае потери связи, например, попросить помощи в чате или обратиться напрямую к организатору.
• Попросите участников отключить микрофоны на время выступления тренера.
• Объясните, как задавать вопросы, например, с помощью функции «поднять руку» или писать в чате.

4) Сделайте обучение увлекательным

Помните, что удалённые сотрудники проводят весь рабочий день перед компьютером. Предлагая им онлайн-обучение, вы, по сути, добавляете им дополнительные рабочие часы. Сделайте обучение активным и интересным, предоставив видео- и аудиоматериалы, анимацию, рассказы и интерактивные элементы. Если обучение проводится в режиме онлайн, сделайте его похожим на досуг, например просмотр социальных сетей, а не на типичные рабочие задачи.

Сотрудникам должно быть сразу понятно, что включает в себя курс, подходит ли он для их должности, сколько времени потребуется на его прохождение и какие карьерные преимущества он даёт. Инструкции должны быть простыми и понятными.

5) Давайте индивидуальные рекомендации

Если руководитель не только укажет на области, требующие улучшения, но и посоветует, как их решить, какие навыки освоить, и предоставит возможность это сделать, обучение будет восприниматься удалёнными сотрудниками как средство достижения профессиональных целей.

Таким образом, сотрудники лучше поймут значимость тренинга и будут охотнее участвовать в нём. Это позволит им видеть практическую применимость обучения и будет служить источником мотивации для их активного участия.

6) Сделайте обучение частью корпоративной культуры

Для этого обучение должно быть не просто событием, а процессом, в который вовлечено большинство сотрудников компании. Таким образом, удалённые сотрудники будут воспринимать обучение как неотъемлемую часть своего рабочего процесса и не будут его саботировать.

Привлеките к обучению экспертов компании — организуйте групповой чат в корпоративном мессенджере, где эксперты смогут делиться профессиональными советами и стимулировать желание коллег учиться. Это способствует формированию командного духа.

7) Создайте проверочный список с ключевыми пунктами и этапами тренинга

Проведение тренинга — это ответственное и трудоёмкое занятие. Необходимо подготовить контент, проверить доступы и спланировать взаимодействие. Чтобы не забыть о важном во множестве дел, рекомендуется составить чек-лист, в котором будут перечислены ключевые моменты тренинга, о которых нельзя забывать.

8) Будьте на связи и установите график консультаций

По завершении тренинга не прекращайте контакт с участниками сразу же: предложите им возможность задать вопросы, поделиться своим мнением о встрече и предоставьте информацию о графике вашей доступности для онлайн-консультаций, если у них возникнут дополнительные вопросы.

И напоследок, три ключевых принципа разработки курсов для удалённого обучения сотрудников, которые будут вам полезны:

1. Используйте мультимедийный контент в разнообразных форматах (видео, изображения, тесты), который составляет 60% обучающего материала, а текстовый контент — 40%. Исследования психологов показывают, что люди запоминают всего 10% услышанного, 70% увиденного или то, что они сами делали.
2. Ограничивайте время обучающих блоков до максимум 20 минут. Это оптимальная длительность, при которой взрослый человек способен поддерживать концентрацию на одном уроке.
3. Применяйте принцип «5+1», чтобы сделать занятия интересными и запоминающимися. После каждых пяти слайдов теории предоставьте один слайд с практическими заданиями, чтобы учащиеся могли непосредственно применить полученные знания.