Планирование конференции

Для планирования конференций на определённую дату, а также создания виртуальных комнат используется планировщик:

Планировщик конференций — инструмент планирования и редактирования видеоконференций на , доступный пользователям сервера в десктопных и мобильных клиентских приложениях . С его помощью вы можете создавать конференции на сервере без помощи его администратора. Доступно добавление мероприятий, запускающихся автоматически в заданное время единоразово, либо по расписанию (без участия администратора). Там же можно создавать и доступные постоянно виртуальные комнаты.

Также в планировщике отображается календарь с возможностью просмотра конференций на определённую дату. Если в вашей компании используется интеграция с корпоративным календарём Microsoft Exchange, то в календаре приложения будут отображаться все события, созданные в Outlook, а не только конференции . Подробнее о работе с корпоративным календарём в Outlook читайте в .

Как только вы перейдете во вкладку , вы увидите блок . Нажмите на кнопку , после чего вас переведет в меню .

Здесь будет несколько вкладок, где вам необходимо будет задать необходимые параметры.

Создание конференций в планировщике может быть доступно не всегда. Его может ограничить администратор сервера на уровне групп пользователей.

Вкладка "Основное"

Здесь вам необходимо:

Ввести название вашей конференции в соответствующей строке.
Выбрать режим проводимой конференции, а для режимов и еще и количество людей на трибуне с помощью выпадающего меню, вызываемого кнопкой .
В пункте вам необходимо будет выбрать вариант запуска конференции: или . При выборе вы получите виртуальную комнату, что будет доступна любому ее участнику в любое время, пока она не будет удалена. При выборе вам необходимо будет назначить дату и время конференции, её длительность, а также будет ли данная встреча повторяющейся еженедельно. Помимо прочего, для вашего удобства вы можете выбрать часовой пояс, по которому будет отсчитываться дата и время проведения.
После этого, в последнем блоке вы можете активировать следующие возможности с помощью соответствующих флажков:
- – если данный флажок будет активирован, то к вашей конференции смогут подключаться приглашенные вами внешние пользователи, при этом вы сможете настроить им регистрацию на вебинар;
- – если данный флажок активирован, то все пользователи, подключающиеся к конференции, будут сначала переведены в комнату ожидания и смогут зайти в конференцию только после одобрения владельца встречи;
- – если данный флажок активирован, при входе в конференцию будет требоваться ввести код;
- ;
- для последующего распознавания аудиопотока и составления протокола.

Чтобы в дальнейшем создавать конференции с такими же настройками в один клик, отметьте флажок .

Вкладка "Участники"

Перейдите на вкладку и добавьте в конференцию пользователей одним из способов:

из ;
по его ;
указав ;
по e-mail (только для публичной конференции).

Помимо добавления, вы также можете назначить кого-либо из добавленных участников ведущими в данной конференции. Для этого вам необходимо нажать кнопку рядом с именем участника и в появляющемся контекстном меню выбрать пункт .

Вкладка "Раскладка"

В данной вкладке вы сможете создать необходимую вам для проведения мероприятия раскладку, при этом назначив её для всех участников, для отдельных участников или для соответствующих устройств SIP/H.323.

Для создания собственной раскладки для грядущей конференции вам необходимо выбрать одну из трёх предложенных опций:

: при использовании данной опции раскладку будет задаваться сразу для всех участников конференции.
: данная опция затронет только перечисленные устройства.
: данная опция позволяет выбрать определённых участников конференции, кому будет передаваться созданная вами раскладка. Выбор участников производится до процесса сборки раскладки.

Подробнее о создании раскладки читайте в соответствующей .

Вкладка "Регистрация"

Обратите внимание: параметры вкладки будут доступны только если вы отметили флажок во вкладке .

Если вы хотите, чтобы внешние участники, подключающиеся к конференции (кроме тех, что были приглашены владельцем конференции), проходили процедуру предварительной регистрации, на данной вкладке отметьте флажок .

Далее вам предложат выбрать когда вы сможете выбрать одну из опций закрытия регистрации: , или . При выборе последней опции вам необходимо будет также указать время и дату начала и окончания регистрации.

В блоке вы найдёте три флажка, позволяющих дополнительно оптимизировать процесс регистрации участников:

;
;
.

В блоке вы можете выбрать то, какие именно поля будут в регистрационной форме, а также отметить, будут ли они обязательными к заполнению или "по желанию". Для выбора полей из списка имеющихся, а также для создания своих собственных, нажмите , после чего появится окно с выбором необходимых строк:

Вкладка "Перевод"

Конференции с синхропереводом – особый тип видеоконференции, отличающийся наличием нескольких независимых аудиодорожек. Во время проведения данного типа конференции слушатели не видят переводчика, но имеют возможность слышать от него перевод если выберут нужный язык в приложении.

Чтобы в конференции могли участвовать синхронисты, отметьте флажок . Также на данной вкладке вы можете добавить одного или нескольких переводчиков (a) и закрепить за каждым из них языковую пару (b).

Также здесь следует обратить внимание на настройки громкости оригинальной аудиодорожки (по умолчанию планка будет установлена на уровне 30%).

Вкладка "Дополнительно"

На вкладке настройте такие параметры:

;
возможность подключиться к конференции пользователей вашего сервера, которые не были добавлены в её участники (по умолчанию включена).

Если на вкладке был задан ПИН-код для подключения, то пользователи вашего сервера, зная этот код, смогут подключиться к конференции независимо от флажка . Защита ПИН-кодом считается достаточно надёжной в случае её активации.

автоматическое отключение микрофона и камеры для всех участников при подключении к конференции, а также (только для управляемого селектора) возможность запретить аудиореплики для участников;
возможности : отправка сообщений, аудио и видео, а также ограничение по количеству гостей (только для публичной конференции);
включение рассылки приглашений по e-mail;
возможность продления конференции: будет ли конференция автоматически завершаться по истечении времени (по умолчанию отключено), будет ли разрешено ручное продление, а также будут ли возникать оповещения о скором завершении конференции (с выбором времени до конца конференции);
настройки напоминаний о начале конференции: делать ли рассылку на электронную почту, а также за которое время до начала конференции и сколько раз напоминать о её начале;
возможность указания места встречи и краткого описания мероприятия.

Стенографирование

Данная функция позволит получить полную стенограмму прошедшей встречи на любом языке из тех, что предложены в общем списке. Для включения стенографирования выставите соответствующую галочку на вкладке . После включения данного флажка вы сможете:

выбрать будет ли записанная стенограмма расшифровываться сразу после окончания онлайн-мероприятия;

Обратите внимание: возможность распознавания после завершения записи может быть отключена на стороне сервера администратором. В таком случае вам необходимо будет воспользоваться функцией вручную в личном кабинете ИИ сервера или .

выбрать основной язык, на котором будет распознаваться речь.

После завершения конференции вы получите поочередно в личные сообщения две ссылки от бота (если это настроено администратором вашего сервера):

На запись аудио для протоколирования.
На готовую стенограмму (данная ссылка придёт в том случае, если вы отмечали флажок ).

При переходе по ссылке у вас в браузере откроется страница личного кабинета ИИ сервера (подобная страница со стенограммами также есть в личном кабинете сервера видеосвязи):

Здесь вы можете узнать всю общую информацию о записи прошедшей конференции (1) и увидеть статус стенограммы (2).

Также вы сможете:

Скачать стенограмму и/или аудио прошедшей конференции, нажав на кнопку . Стенограмма может быть скачана в одном из трех форматов: .csv, .txt, .pdf.
Запустить стенографирование для прошедшей конференции вручную, нажав на кнопку .
Выдать доступ к стенограмме определенным пользователям, нажав на кнопку . Доступ может быть выдан пользователям не только своего сервера, но и других, если с ними настроена федерация (подробнее уточняйте у своего администратора).
Удалить стенограмму конференции, нажав на кнопку .

Обратите внимание: время хранения нераспознанных записей назначается администратором сервера. Со временем старые неиспользованные для создания стенограмм аудиодорожки будут удаляться.

Если на стороне сервера видеосвязи не настроена отправка сообщений о статусе распознавания, то вы можете сами найти свои записи в личном кабинете или .

Управление виртуальными комнатами

В разделе будет отображаться список незапланированных конференций (виртуальных комнат), в которых вы являетесь владельцем или участником.

Здесь вы сможете управлять созданными вами мероприятиями, а также добавлять новые. При необходимости остаётся возможность изменить тип запуска конференции при создании и редактировании: запланированная или виртуальная комната. Для добавления конференции, нажмите на кнопку () в правом верхнем углу.