В современном обществе виртуальные совещания утвердились как долгосрочная альтернатива традиционным взаимодействиям. Они заменили обыденные обучающие занятия, семинары, конференции, бизнес-встречи и т.д. Некоторые организации перешли на полностью удаленную работу и закрыли свои офисы, в то время как другие приняли гибкий подход, сочетая работу из дома с периодическими визитами в офис.
Онлайн-совещания стали неотъемлемой частью рабочего процесса. Они способствуют поддержанию благоприятной рабочей атмосферы, оперативному решению срочных задач и служат инструментом мониторинга деятельности команды. В настоящее время возможности для проведения онлайн-совещаний открыты для широкого круга людей, ключевым моментом является умение заинтересовать участников и правильно подготовится к собранию. В этой статье мы рассмотрим основные преимущества совещаний в режиме онлайн и дадим рекомендации по их успешному проведению.
Форматы проведения онлайн-совещаний
Онлайн-совещания по варианту проведения условно можно разделить на несколько типов:
- Информационные сессии. Это простые совещания, используемые для краткого оповещения о данных, обычно занимающий 5-10 минут. Предварительная подготовка диалога не требуется, и обычно информация передается от одного к многим без обсуждения. Цели таких встреч включают распределение задач среди команды сотрудников, информирование о последних новостях или важных сведениях по работе.
- Коллективные обсуждения. Проходят в формате групповой конференции, на которой каждый участник имеет возможность высказаться по теме обсуждения. Часто присутствует несколько докладчиков, между выступлениями которых выделяется время для обмена мнениями и обсуждением. Выступления докладчиков планируются заранее и проходят в соответствии с расписанием по конкретным темам и с учетом тайминга. Такой подход часто используют для замены очных встреч, нацеленных на подведение итогов, определение задач или отчетности о проделанной работе.
- Онлайн-переговоры. Это совещания с представителями других фирм/организаций или деловые встречи между сотрудниками различных отделов внутри компании. В дополнение к основному докладчику, в обсуждении также участвуют приглашенные специалисты и бизнес-партнеры. В ходе таких сессий разрабатываются ключевые документы и зачастую назначаются дополнительные собрания для детального анализа рассмотренных вопросов. Важные моменты фиксируются для последующего отслеживания хода дискуссии и принятых решений.
При организации мероприятия важно определить, какой формат наилучшим образом соответствует целям собрания.
Преимущества онлайн-совещаний
Виртуальные собрания предлагают ряд преимуществ перед обычными встречами, рассмотрим ключевые положительные моменты:
- Доступность. Онлайн совещание можно организовать из любой точки планеты. Нет необходимости бронировать площадку для проведения мероприятия (офис или переговорную комнату) — участникам достаточно подключения к интернету. Однако следует учитывать временные зоны и по возможности придерживаться негласному правилу: избегать планирования собраний до 12:00 и после 16:00 по местному времени, если разница во времени с участниками составляет более четырех часов.
- Экономия времени. Организация онлайн-собраний освобождает от необходимости длительных согласований и отрыва сотрудников от работы. Важно начинать вовремя, чтобы не потерять полученную экономию, не испортить настроение коллег и не нарушить планы и рабочие процессы.
- Уменьшение организационных затрат. Нет необходимости тратить средства на командировки, организацию проживания и питания сотрудников. Встреча проходит онлайн, и сразу после нее можно продолжить работу в обычном режиме. Благодаря доступности бесплатных платформ для видеоконференций, расходы могут быть сведены к минимуму.
- Гибкость. Возможность самостоятельно определять рабочие условия дает работникам больше контроля над своей жизнью и позволяет им достичь баланса между работой и личной жизнью.
Правила проведения онлайн-совещаний
В этом разделе мы собрали для вас основные рекомендации, которые помогут сделать совещание эмоционально комфортным для всех участников и одновременно продуктивным.
1. Грамотно подойдите к выбору сервиса для проведения совещания
Необходимо определиться с сервисом, через который будет проводиться онлайн совещание. Важно заранее изучить все возможности этой платформы и ознакомиться с ее функционалом.
Также следует учесть количество участников, которых вы планируете пригласить на совещание. Необходимо, чтобы внешним участникам было понятно, как подключиться к совещанию. Например, платформа Труконф предлагает широкие возможности: она работает на любых устройствах, поддерживает все популярные операционные системы и позволяет подключаться к совещанию в любом браузере без необходимости регистрации — для сотрудников, клиентов или партнеров достаточно просто перейти по ссылке-приглашению на конференцию.
2. Обеспечьте техническую готовность
Перед началом онлайн совещания убедитесь, что ваше оборудование и интернет-соединение работают безупречно. Проверьте сетевое оборудование (роутер или проводной интернет), ПК, монитор, колонки. Чтобы избежать технических проблем на своем устройстве, закройте ненужные программы и приложения, которые могут потреблять интернет-трафик и загружать оперативную память.
3. Выберите подходящее место
Выберите место, где вас и всех слушателей ничто не будет отвлекать во время конференции: детские крики, шум от домашних питомцев, спорящие жители по соседству, странные детали интерьера на заднем плане и т.д. Оптимальным вариантом будет ваш рабочий кабинет или отдельная комната с нейтральным фоном — предпочтительно однотонные стены или на крайний случай можно использовать функцию размытия фона.
4. Старайтесь соблюдать дресс-код
Даже если вы находитесь дома, стоит придерживаться рабочего стиля одежды, по крайней мере в верхней части, которая видна в камеру. Убедитесь, что в случае внезапного изменения ракурса камеры ваш наряд будет соответствовать ситуации и не вызовет недоумение у коллег (к примеру: сверху одеты в рубашку с костюмом, а снизу — в пижаму).
5. Подготовьте тему и оповестите всех
Чтобы сделать совещание структурированным и эффективным, составьте повестку дня и отправьте её участникам заранее. Это позволит всем подготовиться к обсуждениям и сэкономит время во время конференции. Запланируйте рассылку уведомлений в момент назначения встречи, включая тему, план мероприятия, список участников. Дополнительно за несколько часов до запланированного онлайн-совещания можно также запустить рассылку напоминаний. Также рекомендуем сразу установить регламент взаимодействия, включая порядок выступлений и ограничения по времени, чтобы предотвратить путаницу во время обсуждений.
6. Представьте всех участников
Независимо от количества людей на совещании, важно представить каждого по имени, чтобы подключившиеся к собранию люди идентифицировали друг друга. Это не только сделает обсуждение более серьезным, но и поможет установить доверительные отношения между слушателями. Если участники не знакомы друг с другом, такое представление поможет им познакомиться, установить связь и наладить коннект.
7. Соблюдайте правила приличия
Независимо от того, какая ситуация происходит во время совещания, важно помнить, что все собрались для решения общего вопроса. Чем вежливее коллеги общаются друг с другом, независимо от иерархии, тем более продуктивной будет встреча. Придерживайтесь плана вашего мероприятия, при необходимости корректируйте участников если видите что диалог уходит в другое русло, чтобы не превратить деловую встречу в “разговор по душам”.
8. Определите, кто будет руководить обсуждением
Обычно организатор дистанционного совещания выступает в роли лидера. В другом случае лидером может быть человек, который компетентен в обсуждаемом вопросе, чтобы обеспечить заинтересованность аудитории слушателей. Для больших совещаний рекомендуется сразу назначить модератора, который будет отключать микрофоны тем, кто не выступает (для избежания шума).
9. Конкретизируйте, когда к кому-то обращаетесь
Во время обсуждения лучше обратиться к конкретному человеку, чтобы избежать ситуации, когда несколько участников отвечают одновременно. На этом этапе все уже знакомы и понимают, какие компетенции у человека, чтобы он мог ответить на заданный вопрос.
10. Старайтесь не проводить мозговой штурм
В онлайн формате совещаний поиск новых идей таким способом часто неэффективен и затруднителен. Вместо этого можно предложить каждому задуматься над проблемой и потом на следующей встрече озвучить свои наброски решения определенной задачи.
11. Составьте отчет по результатам совещания
Делайте краткий организационный отчет о каждом проведенном онлайн-совещании. В дальнейшем можно проанализировать эту информацию, чтобы улучшить формат мероприятия. А также рекомендуем составлять подробный протокол для каждой встречи, как правило он содержит: тему совещания, имена и должности присутствующих участников, вопросы, задачи к следующему совещанию, принятые решения и дату следующей встречи.
12. Оставьте время для ответов на вопросы
Например, выделите для этих целей последние 10 минут совещания. За это время можно обсудить спорные и непонятные моменты, прийти к единому мнению. Уточните, все ли понятно тем, кто молчал во время встречи – возможно, это был новый сотрудник или клиент, который постеснялся задать вопрос.
Показатели эффективности онлайн-совещаний
Ключевые метрики для оценки эффективности онлайн-собраний, на которые следует обратить внимание:
- Количество принятых решений и предложенных инициатив во время встречи.
- Коэффициент решения задач. Для бизнеса, процентное соотношение может варьироваться в зависимости от различных факторов, таких как отрасль, конкретная задача, ожидания заказчика и т.д.
- Эмоциональная атмосфера. Обычно может фиксироваться по трем оценкам спикера:
Зеленый – эффективное и комфортное общение с руководителем, принятые решения, ощущение партнерства в атмосфере.
Желтая – презентация была нейтральной и полностью лишена эмоционального контекста.
Красный – чрезмерные требования и манипуляции со стороны начальства при решении сложных задач, а также продвижение собственных готовых решений.Руководителям крайне важно получать обратную связь о том, насколько комфортной и увлекательной показалась встреча участникам, и есть ли у них желание продолжать решать подобные задачи.
Также важно попросить дать обратную связь о проведенном совещании. Выясните, что, по мнению участников встречи, удалось, а что не получилось. Мнение сотрудников поможет сделать встречи более комфортными и результативными. По итогам совещания оцените его эффективность для себя. Успешной считается встреча, в ходе которого удалось:
- обсудить все темы на повестке собрания и достичь поставленных целей;
- уложиться в заявленное время;
- принять решения, зафиксировать их и назначить ответственных.
Ошибки, которые не стоит допускать на совещаниях
1) Опоздания и несоблюдение временных рамок
Существует расхожее мнение, что мероприятия онлайн позволяют незначительные задержки и опоздания, так как никто не видит, где находятся участники. Однако, это мнение ошибочно. Опоздание на встречу или совещание может быть воспринято как неуважение к другим участникам. Поэтому необходимо установить четкие временные ограничения для каждого выступающего и придерживаться их, чтобы обеспечить равномерное распределение времени и поддержать эффективность обсуждений.
2) Отсутствие ведущего совещания
В коллективных собраниях необходимо наличие ведущего, который организует процесс обсуждения и поддерживает фокус на рабочих темах. Отклонение от этих тем и обсуждение личных вопросов может отвлечь группу от цели совещания. Хотя такие разговоры могут создать дружескую атмосферу, они неуместны в рабочем контексте. Важно, чтобы ведущий контролировал процесс, задавал актуальные вопросы для обсуждения и включал каждого участника в диалог. Эффективно будет, если организатор назначит одного человека для записи идей и решений, а другого для контроля выполнения задач. По окончании совещания следует отправить список задач в групповой чат с указанием сроков и ответственных.
3) Игнорирование успехов и достижений коллектива
Не рекомендуется игнорировать достижения сотрудников, считая и воспринимая это как должное. Многолетний опыт показывает, что публичное признание сильных сторон и успехов мотивирует людей работать лучше и усерднее. Хорошей практикой будет отмечать не только действия сотрудников, но и их творчество и свежие идеи. Работа занимает значительное время, поэтому важно поощрять людей, демонстрируя, что их ценят как членов команды или проекта.
4) Пренебрежение совместным анализом ошибок и неудач
В коллективе необходимо обсудить, какие меры могли бы привести к успеху, какие уроки можно извлечь и какие риски следует учесть. Важно предоставить исполнителю задачи возможность объясниться и предложить свои варианты решения. Он должен самостоятельно предложить варианты и попросить совета, а не ждать указаний от команды.
Важно помнить, что сотрудникам нужно развивать профессиональные навыки и принимать ответственность за свои решения, а не выступать каждый раз в роли жертв. Работа над ошибками является ценным опытом и уроком для всей команды. Желательно проводить такой анализ регулярно.
Вывод
Давайте подытожим вышесказанное в качестве заключения. Организовать совещание дистанционно на самом деле не трудно, но создание интересного, запоминающегося и результативного события является намного сложнее, чем в случае оффлайн-встреч. Мы рекомендуем следующие практические шаги, которые помогут вам достичь успешного проведения онлайн-совещания:
- Тщательно составьте план совещания: Определите цели, которые вы хотите достичь, и структурируйте повестку дня соответствующим образом. Это поможет вам сохранить фокус и эффективно использовать время.
- Напишите повестку дня: Предоставьте участникам совещания заранее план мероприятия, чтобы они могли подготовиться и быть готовыми к обсуждению предлагаемых тем.
- Подготовьте тему встречи: Исследуйте и подготовьте материалы, которые будут обсуждаться на совещании. Обеспечьте доступ к этим материалам заранее, чтобы участники могли ознакомиться с ними и быть готовыми к обсуждению.
- Знакомьтесь с материалами участников заранее: Узнайте, какие вопросы и предложения у участников могут возникнуть, и подготовьте соответствующие ответы или обсуждения. Это поможет вам быть готовыми к возможным вопросам и укрепит вашу позицию как ведущего совещания.
- Используйте инструменты для совместной работы: Ознакомьтесь с различными платформами и инструментами, которые помогут вам провести совещание с комфортом и эффективно передавать информацию участникам.
- Поддерживайте активное общение: Поощряйте участников активно участвовать в обсуждениях, задавать вопросы и делиться своими идеями. Обеспечьте равноправие и включение всех участников в процесс принятия решений.
- Сохраните записи и резюме: Запишите основные моменты и решения, принятые на совещании, и подготовьте резюме, чтобы участники могли иметь доступ к ним позднее.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете провести онлайн-совещание быстро, продуктивно и с большей вовлеченностью участников.
