Как организовать удаленную работу

Согласно данным исследования, проведенного в феврале 2023 года, 27% российских граждан выбирают удаленную работу или предпочитают гибридный формат. Именно удаленный формат работы большинство участников отметили как самый удобный, выставим ему пять баллов из пяти.

Различные сферы бизнеса уже давно столкнулись с необходимостью организации удобной и безопасной удаленной работы для своих сотрудников. Но, если раньше эту задачу можно было откладывать в долгий ящик, то сейчас переход на удаленку стал глобальной и незаменимой тенденцией.

Среди тех, кто чаще всего работает онлайн, можно выделить IT-специалистов, HR-менеджеров и бухгалтеров. Все чаще удаленный формат работы становится не вопросом личного выбора, а обусловлен необходимостью. В связи с этим, главная задача для руководства компаний заключается в том, чтобы эффективно организовать переход сотрудников на удаленную работу и обеспечить своевременное выполнение всех поставленных задач. Мы приготовили для вас список полезных рекомендаций, которые помогут вам эффективно организовать удаленную работу.

Определение удаленной работы

Удалённая работа — это форма профессиональной деятельности, при которой сотрудник выполняет свои обязанности вне традиционного офисного пространства. Это может означать работу из дома, кафе, коворкинга или любого другого места с подключением к интернету. Главное отличие такой формы занятости — сотрудник и работодатель находятся в разных местах, и основное взаимодействие происходит через инструменты совместной работы.

Выделяют следующие виды удаленной работы:

• Постоянная (регулярная) — сотрудник всегда работает удаленно, не имея рабочих дней и стационарного рабочего места в офисе.
• Проектная (частичная) — офисного сотрудника переводят на работу из дома на период до полугода, в течение которого он не обязан посещать офис.
• Гибридная (периодическая) — работа в офисе и на удаленке чередуются, в зависимости от согласованного с работодателем графика.
• Чрезвычайная (в опасной ситуации) — все или некоторые работники временно отправляются работать из дома из-за экстремальных обстоятельств, таких как: эпидемии, природные катастрофы, пожары и т.д.

Преимущества и недостатки удаленной работы

Данные исследований указывают на то, что преимущества удаленной работы для сотрудников зачастую превышают ее недостатки. Уют домашнего окружения не только повышает уровень комфорта, но и способствует повышению производительности. Однако, не все предпочитают работать удаленно, и причины этому могут быть разными: дома могут мешать дети или отсутствует подходящее рабочее место с необходимым оборудованием.

Преимущества удаленной работы для сотрудников:

1. Гибкость: Работники могут выбирать, где и когда работать, сколько времени уделять рабочему процессу, что позволяет лучше совмещать работу и личную жизнь.
2. Экономия времени и денег: Нет необходимости в длительных поездках на работу и обратно, что сэкономит время и деньги на транспорт.
3. Больше возможностей: Работники могут искать вакансии и работать из любой точки земного шара, не ограничиваясь местом проживания.
4. Снижение стресса: Работа в привычной домашней обстановке может снизить уровень стресса.

Недостатки удаленной работы для сотрудников:

1. Отсутствие социализации: Работа на дому может привести к ощущению изоляции и отсутствию социального взаимодействия.
2. Размывание границ между работой и отдыхом: Без строго организованного рабочего графика может быть сложно отделить рабочее время от личного.
3. Проблемы с самодисциплиной: Не всем легко сосредоточиться на работе, находясь дома и имея доступ к домашним развлечениям и обязанностям.
4. Технические проблемы: Возможны проблемы с подключением к интернету или отсутствие необходимого оборудования дома.

Понимание этих плюсов и минусов позволит вам более осознанно подойти к организации удаленной работы и максимально использовать ее возможности.

Плюсы удаленной работы для бизнеса

Организации приспособились к новым реалиям, превратив удаленное трудоустройство в удобный вариант для своих сотрудников и выгодный для себя. Давайте рассмотрим преимущества дистанционного формата работы для бизнеса.

Привлечение и удержание ценных сотрудников. Предоставив сотрудникам возможность работать из дома, вы показываете доверие к нему. Это способствует повышению лояльности к компании, что в свою очередь увеличивает производительность труда и желание работников расти в рамках одной организации.

Увеличение производительности. Многие работодатели ошибочно считают, что домашнее окружение снижает эффективность работников и способствует лени. На практике же ситуация обстоит иначе: сотрудники, работающие из дома, часто справляются с задачами быстрее, не тратя время на перерывы на кофе и беседы с коллегами.

Сокращение затрат на офисное пространство. Аренда офисных помещений и оборудование рабочих мест являются одними из основных источников расходов для работодателей. При переходе на удаленку эти затраты сокращаются до минимума. Некоторые компании полностью отказываются от аренды офисов, предлагая своим работникам работать исключительно на дому.

Поиск наилучших кадров. Не всегда специалист, которого вы ищете, находится в вашем городе, даже если это крупный мегаполис. Удаленная работа предоставляет возможность найти подходящих кандидатов вне зависимости от их местоположения — в другом регионе, или даже в другой стране.

Минусы для бизнеса

Удаленная работа могла бы быть более широко распространена, но работодатели видят в ней и существенные недостатки. Вследствие этого, многие организации выбирают гибридный формат работы для своих сотрудников. Давайте рассмотрим, какие негативные аспекты имеет дистанционный формат для бизнеса.

Ответственность за принятие решения. Резкий переход с удаленной работы на очное присутствие может уменьшить лояльность сотрудников. Советуем осуществлять этот переход постепенно, применяя гибридный формат работы.

Ограниченный контроль. Еще одним недостатком дистанционной работы является то, что руководству становится сложнее контролировать работников. Чтобы решить эту проблему, можно использовать трекеры времени и устанавливать четкие сроки для выполнения задач.

Проблемы с отбором кандидатов. Для HR-специалистов, занимающихся поиском и подбором кадров для удаленной работы, может быть сложнее оценить качества претендента. В таких случаях обычно проводится несколько этапов собеседований.

Основные этапы организации удаленной работы

Осуществление перехода к удаленной работе — это процесс, который требует четкого планирования, подготовки и реализации. Каждый этап этого процесса имеет свою важность и требует особого внимания. В следующих разделах мы подробно рассмотрим каждый из этих этапов и поделимся рекомендациями.

Организовываем коммуникацию между сотрудниками

Важно установить четкие каналы связи и регулярно проводить удаленные встречи, чтобы между сотрудниками не возникало недопониманий и они могли успешно реализовывать совместные проекты.

Важно заранее определить, какие способы связи будут использованы для срочных коммуникаций, а какие больше подойдут для запланированных совещаний. Например, по электронной почте лучше обмениваться документами или обсуждать несрочные задачи. Мессенджеры отлично подойдут, когда нужно оперативно связаться с коллегой. А вот платформы с поддержкой видеоконференций пригодятся при совместном обсуждении проектов.

Рекомендуется создать отдельные чаты для различных проектов. Если команда велика, переписку можно разбить в соответствии с функциональными областями: бизнес-команда, разработчики, отдел продаж. Также возможно создание общего чата для всех участников.

Также советуем сразу прописать для сотрудников четкие инструкции и уточнить следующие моменты:

• какие приложения должны быть установлены обязательно;
• цель использования приложений (аудио/видео, срочно/не срочно);
• порядок беседы (вопрос-ответ в режиме нон-стоп, планирование повестки, длительность обсуждения).

Планируем рабочий процесс

Планирование рабочего процесса является одной из ключевых составляющих успешной организации удаленной работы. Это включает в себя распределение задач, установление сроков их реализации и контроль в ходе их выполнения. Для этого вам понадобится тщательный анализ и понимания особенностей роли каждого сотрудника в компании.

Для удобства планирование можно разделить по пунктам:

1. Распределение задач: Определите, какие задачи должны быть выполнены, и распределите их между членами команды. Убедитесь, что каждый член команды понимает свои обязанности и ожидания от него.
2. Установление сроков: Каждая задача должна иметь четко определенный срок выполнения. Это поможет сотрудникам организовать свое рабочее время и следить за прогрессом выполнения задач.
3. Контроль за выполнением задач: Регулярно проводите встречи или обновления статуса для обсуждения прогресса выполнения задач и возникших проблем. Используйте инструменты управления проектами для отслеживания прогресса каждого сотрудника и всей команды в целом.
4. Обратная связь и поддержка: Обеспечьте сотрудникам необходимую поддержку и обратную связь для улучшения их производительности. Поддерживайте открытую и постоянную коммуникацию, чтобы сотрудники могли обращаться за помощью или советом при возникновении проблем.

Важно помнить, что планирование — это основа успешного внедрения любого нового процесса, и тщательное планирование удаленной работы значительно увеличит ее эффективность и приведет к положительным результатам для всей организации.

Техническая поддержка и обучение сотрудников

Обеспечение надежного и безопасного доступа к рабочим инструментам и данным — критически важный аспект удаленной работы. Это может включать в себя предоставление необходимого оборудования, настройку VPN, использование облачных сервисов и так далее.

Необходимо учесть, что каждый сотрудник может иметь различные технические потребности в зависимости от своей роли в компании. Это может включать необходимость в специализированном программном обеспечении, оборудовании или доступе к определенным онлайн-ресурсам.

Кроме того, очень важно обеспечить безопасность данных. Это может включать в себя использование зашифрованных соединений, двухфакторной аутентификации, а также обучение сотрудников основам кибербезопасности.

Наконец, все сотрудники должны иметь доступ к технической поддержке или БЗ (базе знаний), которая может помочь им решить любые возникающие проблемы. Это особенно важно в период перехода на удаленную работу, когда сотрудники могут столкнуться с новыми технологическими вызовами.

Организовываем совместную работу

Онлайн-доски и редакторы для работы с текстом и графикой позволяют совместно работать над задачами, проводить мозговые штурмы, обсуждать новые идеи и предоставлять обратную связь, даже если все участники находятся на расстоянии друг от друга.

Также удобно, когда общие папки хранятся в одном пространстве, а удаленный формат не мешает ими пользоваться. Сотрудники смогут в любой момент найти нужный файл, а новички — быстрее погрузиться в процессы. Стоит помнить, что когда материалы проекта хранятся на устройствах сотрудников, есть риск их утраты или временной недоступности в нужный момент. Поэтому совместное пространство для работы на удаленке крайне важно.

Оцениваем результаты

Этот заключительный этап охватывает мониторинг эффективности работы, сбор обратной связи и внесение корректировок в процесс удаленной работы с целью его оптимизации.

Важно регулярно анализировать и измерять работу команды для определения, какие аспекты функционируют успешно, а какие требуют улучшения. Это может включать в себя отслеживание метрик производительности, проведение опросов среди сотрудников или анализ использования различных инструментов работы.

Сбор обратной связи от сотрудников играет ключевую роль в улучшении процесса удаленной работы. Отзывы и предложения сотрудников могут предоставить ценные взгляды на то, что помогает им работать эффективнее и что создает преграды для их работы.

На основе этих данных и обратной связи можно внести необходимые изменения в процесс удаленной работы, чтобы сделать его более эффективным и комфортным для сотрудников.

Важность контроля и мотивации при организации дистанционной работы

Грамотно организованная удаленная работа открывает новые возможности для любого бизнеса. Но, чтобы она была эффективной, важны два ключевых аспекта: грамотный контроль и мотивация. Вместо постоянного контроля над каждым шагом сотрудников, предлагаем ознакомится с чек-листом, который поможет вам правильно мотивировать своих сотрудников и сделать их работу более комфортной:

1. Структурирование больших задач: Разделите большие задачи на подзадачи с отдельными дедлайнами. Это поможет сотрудникам лучше управлять своим временем и приоритетами.
2. Регулярные отчеты: Требуйте от команды регулярного отчета о выполненной работе или ежедневные заметки о завершенных задачах в планировщике.
3. Установление рабочих норм: Разработайте свод правил, которые будут способствовать повышению эффективности работы на удаленке. Это может включать в себя требование не опаздывать на созвоны, предупреждать об отпуске заранее, запрет на работу в выходные или праздничные дни и т.д.
4. Совместные встречи: Регулярно проводите совещания в видеоформате для обсуждения текущих проектов, обмена идеями и предложениями по их реализации.
5. Мотивация сотрудников: Установите различные механизмы мотивации, такие как оплата за количество выполненных задач и система поощрений за своевременное выполнение задач.
6. Поддержка комфортной рабочей среды: Помощь с обустройством рабочего места может быть неоценимой для сотрудников, которые сталкиваются с трудностями при работе из дома. Компания может помочь сотруднику, например арендовать коворкинг или прислать наушники с шумоподавлением.
7. Предотвращение выгорания: Следите за тем, чтобы сотрудники не перерабатывали и не работали на выходных, если это не является их личным выбором.
8. Построение доверительных отношений: Регулярное общение и прозрачность в работе способствуют формированию доверительных отношений между членами команды. Это особенно важно при удаленной работе, где физический контакт отсутствует. Обеспечивайте открытый диалог, позволяйте сотрудникам выражать свои мысли и идеи, а также своевременно обсуждайте любые возникающие проблемы.

В целом, правильный контроль и мотивация играют ключевую роль в организации эффективной удаленной работы. Они помогают поддерживать продуктивность на высоком уровне, улучшают взаимодействие в команде и способствуют успешному выполнению проектов.