Что такое совместная работа? особенности, сервисы для организации

Совместная работа  — это процесс, при котором группа людей работают вместе, чтобы достичь общих целей или завершить задачи, связанные с проектом. Это включает в себя обмен знаниями, идеями и ресурсами для повышения эффективности и результативности работы.

В современном мире, где границы становятся всё более размытыми, а рынки — конкурентоспособными, способность эффективно сотрудничать с коллегами, партнерами и клиентами становится ключевым фактором успешности бизнеса. Совместная работа — это не просто обмен информацией, это синергия усилий и талантов, направленная на достижение общих целей.

Три ключевых элемента совместной работы над проектами:

1. Коммуникация. Регулярное взаимодействие улучшает коммуникационные навыки участников и помогает строить эффективные рабочие отношения.
2. Сотрудничество. Когда люди с различными навыками и опытом объединяют свои идеи, они могут генерировать более инновационные и творческие решения проблем.
3. Координация. Совместная работа позволяет распределить обязанности и задачи между участниками, тем самым снижая нагрузку на отдельных членов команды и ускоряя выполнение проекта.

Лучшие программы для совместной работы

Основное требование к платформам для коллективной работы над проектами – это их удобство и интуитивно понятный интерфейс. Неотъемлемыми являются регулярные обновления, надежная служба поддержки и легкость интеграции с уже используемыми рабочими инструментами в организации.

Далее мы представим обзор передовых приложений для организации заданий, коммуникации, сбора данных и ведения документооборота, которые оптимизируют процесс совместной работы.

Для общения и проведения онлайн-совещаний

Труконф

TrueConf — это программное решение для организации видеоконференций, которое позволяет проводить совместные встречи, семинары и другие виды конференций в режиме реального времени. TrueConf Server разворачивается на оборудовании вашей компании, что гарантирует защиту персональных данных от третьих лиц. Сервер установлен внутри вашей корпоративной сети и работает автономно, оставаясь полностью под вашим контролем.

Комплексное решение для корпоративного общения со встроенным мессенджером, видеосвязью и инструментами совместной работы.

• UltraHD видеоконференции до 1500 участников
• Инструменты для совместной работы
• Личные и групповые чаты
• Статусы присутствия
• Адресная книга
• Безопасное хранение личных данных
• Полная синхронизация на всех устройствах

Видеозвонки «ВКонтакте»

Приложение Видеозвонки «ВКонтакте» позволяет пользователям социальной сети VK проводить видеочаты с друзьями и знакомыми.

Вот ключевые особенности приложения:

• Бесплатные видеозвонки: Пользователи могут совершать видеозвонки без дополнительной платы.
• Групповые чаты: Возможность создания групповых видеозвонков с несколькими участниками.
• Интеграция с социальной сетью: Тесная интеграция с аккаунтами ВКонтакте, что позволяет легко находить друзей для видеозвонков.
• Мультиплатформенность: Поддержка различных устройств, включая мобильные телефоны и компьютеры через мобильное приложение или веб-браузер.
• Текстовый чат и обмен файлами: Возможность обмена текстовыми сообщениями и файлами во время видеозвонка.
• Эффекты и фильтры: Некоторые дополнительные функции, такие как виртуальные маски или фильтры, могут быть доступны во время видеозвонка.

Тем не менее, несмотря на удобство и функциональность, видеозвонки через «ВКонтакте» могут не соответствовать строгим стандартам корпоративной безопасности, что следует учитывать при выборе сервиса для корпоративных коммуникаций. Хотя сервис вполне подойдет для неформальных встреч и образовательных целей, включая онлайн-лекции и семинары.

Сервис видеозвонков ВКонтакте имеет бесплатную версию без ограничений на количество и время звонков.

Zoom

Это популярный инструмент для виртуальных встреч, который предлагает функции показа экрана, обмена файлами, сохранения записей разговоров, а также общего чата и интерактивной доски сообщений.

С помощью дополнительных продуктов, таких как Zoom Spaces, Zoom Events и Zoom Contact Center, пользователи могут создавать системы конференц-залов, проводить онлайн-мероприятия и вебинары, а также управлять облачным контактным центром.

Zoom предлагает бесплатный тариф, который позволяет пригласить на встречу до 100 человек с ограничением в 40 минут. Для более продолжительных созвонов и получения расширенных функций доступен профессиональный план стоимостью $29 в год за пользователя.

Для создания mind-карт

MindMeister

Если вы еще не опробовали методику работы с картами мыслей (mindmap), рекомендуем вам начать с MindMeister. Это инструмент, который позволяет легко создавать наглядные схемы, такие как план развития проекта или отображение результатов брейнсторминга.

Основные функциональные возможности и преимущества инструмента включают разработку ментальных карт различной сложности и разделение больших и трудоемких задач на более простые. Распределение ролей в команде и назначение за каждой карточкой определенного ответственного, а также наличие готовых шаблонов карт помогают сотрудникам быстрее и легче справляться с объемными проектами. Кастомизация ментальных карт помогает обозначать группы задач различными цветами, отмечать их значками или изображениями.

Ментальные карты также позволяют легко вносить корректировки в проект и дают возможность делиться с коллегами и отслеживать все изменения в реальном времени. А если вам захочется распечатать карту, то у инструмента есть возможность сохранения в различных форматах (pdf, jpeg и т.д.)

Есть бесплатный тариф, на котором можно создать до трех ментальных карт. Если требуется больше, использование сервиса стоит от $ 6 за пользователя в месяц.

Bubbl.us

Этот инструмент поможет вам структурировать и организовать ваши идеи. Вы сможете подобрать участников команды для выполнения конкретной задачи и назначить лиц, ответственных за нее. Это будет полезно для предпринимателей, SMM-менеджеров, SEO-специалистов, контент-менеджеров и IT-специалистов.

Этот инструмент подходит для создания заметок, генерации идей и создания презентаций. Основные функции и преимущества включают возможность делиться готовыми картами даже в социальных сетях, видимость изменений на карте в реальном времени при совместной работе и быструю регистрацию, которая займет не больше минуты.

На бесплатном тарифе доступно до 3 ментальных карт, возможность делиться и добавлять изображения. Премиум стоит $ 4,91 в месяц. А версия для команд обойдется в $ 177 в год.

Визуальный редактор

Canva

Canva онлайн-ориентированный инструмент для работы с дизайном и не только. Canva была запущена более десяти лет назад и на сегодняшний день имеет более 75 миллионов активных пользователей в 190 странах мира. Согласно данным, предоставленным создателями, каждую секунду в этом инструменте создается более 36 дизайнов.

К особенностям и преимуществам инструмента можно отнести готовые дизайнерские решения и возможность совместного редактирования контента. Кроме того, встроенные инструменты для комментирования помогут ничего не забыть, если над дизайном работают сразу несколько человек. Регистрация занимает займет у вас всего минуту.

Canva Free – бесплатный тариф (содержит базовый конструктор макетов, возможность приглашения пользователей для совместной работы, 5 Гб места для хранения). Canva Pro – $109,99 в год за пользователя (доступ к премиум-фото, видео, аудио, графикам, неограниченные функции, 1 Тб места для хранения). Canva для команд – $139,90 в год за 5 пользователей (неограниченный функционал для работы в команде, 1 Тб места для хранения).

Figma

Figma представляет собой веб-сервис для создания интерфейсов и макетов с функцией совместной работы в режиме реального времени. Существуют офлайн-версии для Windows и macOS. Сервис предлагает интеграцию с корпоративным мессенджером Slack и инструментом для прототипирования Framer.

В основном Figma используется для создания простых макетов и интерфейсов. Но ее возможности позволяют создавать и детальный дизайн интерфейсов мобильных приложений, веб-сайтов и корпоративных порталов.

Сервис предлагает подписку, при этом для одного пользователя доступен бесплатный тариф. В зависимости от набора функций, стоимость платной подписки начинается от 12$ за пользователя, в месяц.

Для управления проектами

Wrike

Сервис, основанный в 2006 году, является облачной платформой для управления рабочими процессами. Его основное предназначение — помочь командам и организациям более эффективно управлять и отслеживать их проекты и задачи, используя различные методологии управления. С этим инструментом у вас появится возможность составлять динамические отчеты в виде диаграмм по различным параметрам, включая эффективность сотрудников.

Он поддерживает различные сценарии использования, включая:

1. Управление Agile-проектами: это подход, который ориентирован на итеративное управление проектами, обычно используется в разработке программного обеспечения.

2. Проекты в агентствах: включает управление проектами в рамках рекламных, маркетинговых, PR-агентств и других подобных организаций.

3. Корпоративные проекты: может включать широкий спектр проектов, таких как запуск нового продукта, переход на новую систему и т.д.

4. Отслеживание удаленной работы: это особенно актуально в современных условиях, когда все больше и больше команд работают удаленно.

К особенностям и преимуществам можно отнести защиту облачных данных с использованием ключа шифрования, а также возможность просмотра истории активности сотрудника, что особенно важно для работников с гибким графиком. Сервис позволяет создавать многоуровневые иерархии задач и помогает в предотвращении выгорания сотрудников, за счет контроля их рабочей нагрузки.

Пробный бесплатный тариф на 14 дней. Для командного использования стоимость начинается от $ 9.80 за участника в месяц.

Toggl Track

Этот сервис предназначен для упрощения управления проектами и повышения эффективности работы. Одна из ключевых функций — отслеживание времени, которое синхронизируется на разных платформах, позволяя легко следить за продолжительностью выполнения задач. Сервис также предлагает интеграцию с календарями Google и Outlook, что упрощает планирование и координацию задач.

Быстрая служба поддержки помогает пользователю решать возникающие вопросы или проблемы. Инструмент интегрируется с бухгалтерскими программами, упрощая учет финансов и управление бюджетами проектов. Для новых пользователей доступны пошаговые инструкции для освоения сервиса.

Этот инструмент может стать центром управления вашими проектами, задачами и временем, упрощая и структурируя рабочие процессы.

Бесплатно до 5 пользователей, стартовый тариф — $9, премиум — $18.

Для фиксирования идей и написания текстов

WorkFlowy

WorkFlowy – это приложение для создания списков и заметок для iOS и Android. В нем вы можете организовать задачи по направлениям и проектам, а также обмениваться заметками и работать над файлом вместе.

Вот основные особенности WorkFlowy:

• Иерархические списки: Пользователи могут создавать списки и подсписки, которые помогают структурировать информацию и задачи.
• Теги и поиск: Можно добавлять теги к элементам списка для более лёгкой организации и использовать поиск для быстрого нахождения нужной информации.
• Совместная работа: WorkFlowy позволяет делиться списками с другими пользователями и совместно редактировать их.

Есть бесплатный тариф до 100 списков, стоимость платного тарифа: $ 5.

WeNote

Wenote – это приложение для заметок, разработанное для устройств Android и IOS. Оно позволяет пользователям создавать текстовые заметки, списки, напоминания и прикреплять мультимедийные файлы, такие как изображения и аудиозаписи. Основные функции включают в себя:

— Организация заметок: Заметки можно организовать с помощью цветных ярлыков, тегов и категорий.
— Синхронизация: Возможность синхронизации между различными устройствами для доступа к заметкам в любом месте.
— Защита заметок: Некоторые версии приложения поддерживают блокировку доступа к заметкам с помощью пароля или отпечатка пальца.
— Напоминания: Возможность установки напоминаний для заметок, чтобы не забыть о важных событиях или задачах.
— Резервное копирование и восстановление: Функции резервного копирования и восстановления данных, чтобы избежать их потери.

Есть бесплатная версия ограниченная количество заметок и показами рекламы, стоимость премиум-тарифа 399 руб. в месяц.