Приложения для бизнеса: как повысить продуктивность команды

Независимо от того, управляете ли вы стартапом или большим предприятием, слишком большое количество рутинных задач может выбить вас из колеи. Именно поэтому так необходимы профессиональные приложения для управления бизнесом, которые помогут вам эффективно организовать командную работу и значительно сэкономить время на выполнение однотипных задач. Некоторые из таких платформ помогают рассортировывать письма, другие выполняют функцию ежедневника, третьи позволяют проводить удаленные видеосовещания.

Чтобы помочь вам сориентироваться в огромном количестве приложений для оптимизации бизнес-процессов, мы выбрали и распределили по категориям лучшее ПО отечественного производства: от инструментов продвижения бренда до средств тайм-менеджмента и управления проектами.

Управление и планирование

Программа по управлению и планированию выполняет своего рода функцию секретаря, доступного в любое время суток. С ее помощью можно гораздо эффективнее планировать рабочее время, распределять задачи и контролировать продуктивность своей команды.

Битрикс24

Из моего опыта, Битрикс24 стоит в числе лидеров среди приложений для бизнес-планирования. Я использовала его в своем последнем проекте, и мне особенно понравилась возможность обмениваться сообщениями и документами в чате. Это упростило коммуникацию с моей командой. Кроме того, функция массовой рассылки электронных писем позволила нам оставаться на связи с нашими клиентами, а kanban-доска стала незаменимым инструментом для управления задачами.

Сервис также предлагает график, с помощью которого удобно планировать отпуска или отгулы сотрудников. Таким образом, рабочие задачи отсутствующего члена команды можно оперативно переадресовать другим коллегам.

Плюсы:

1. Пробный период;
2. Интеграция с IP-телефонией;
3. Интеграция программными обеспечениями сторонних производителей;
4. Отслеживание времени выполнения задач;
5. Бесплатная версия предлагает 5 ГБ в облачном хранилище и подключение до 12 пользователей;
6. Оперативная техподдержка (в том числе в бесплатном тарифе);
7. Работа без интернета как на ПК, так и в мобильных приложениях.

Минусы:

1. Высокая стоимость лицензирования (от 99 000 ₽ в год);
2. Сервис достаточно сложен в установке;
3. Проблемы со скоростью загрузки сайта;
4. Сложный пользовательский интерфейс.

Вывод:

Битрикс24 – это полноценная система с базовым набором функций для взаимодействия с коллегами и планирования задач, которая отлично подойдет для бизнеса любого размера.

Trello

Trello — это визуальный инструмент управления проектами, который организует задачи и рабочие процессы через систему досок, списков и карточек. Пользователи могут легко создавать и назначать задачи, устанавливать сроки и прикреплять файлы, облегчая совместную работу и обмен информацией. С его помощью команды могут визуализировать прогресс и адаптировать методологии управления проектами, такие как Kanban или Scrum. Trello доступен на различных устройствах и платформах, предоставляя гибкость и мобильность в управлении проектами.
 
 
Плюсы:

1. Визуализация рабочих процессов: доски, списки и карточки.
2. Наглядность и гибкая настройка. Все карточки можно настроить под определенные задачи (неограниченное число созданных проектов и участников).
3. Интеграция с сервисами, например: Gmail, Dropbox, Google Диск, SurveyMonkey, Slack, Evernote, Google Календарь и другие.
4. Возможность установки на ПК, мобильный телефон, планшет.
5. Наличие бесплатной версии.

Минусы:

1. Визуальная перегрузка информацией при работе над сложными проектами с множеством задач. Из-за обилия деталей на карточках, участникам команды может быть сложно быстро определить и сконцентрироваться на задачах с высоким приоритетом.
2. Зависимость от интернет-соединения: как облачное решение, Trello требует постоянного интернет-соединения для доступа к данным, что может быть проблемой в местах с плохим соединением.
3. Отсутствие диаграммы Ганта, которая визуализирует план работ по каждому проекту.

Вывод:

Trello — идеальный инструмент для управления небольшими задачами и проектами, который позволяет эффективно координировать работу на расстоянии.

Отчетность и бухгалтерия

Электронный документооборот и специализированные онлайн-сервисы постепенно заменяют обременительную бумажную отчетность, существенно упрощая ведение бухгалтерского учета.

БухСофт

Это облачный сервис, предназначенный для управления бухгалтерским, налоговым и кадровым учетом в соответствии с требованиями законодательства. Пользователи могут формировать обязательную и аналитическую отчетность, контролировать зарплатные, социальные и прочие выплаты. Вся информация по кадровому учёту высвечивается на главном экране и в личном кабинете сотрудников.

Для различных налогоплательщиков предусмотрены разные программы БухСофт: Предприятие, Упрощенная система, Предприниматель.

БухСофт рассчитывает заработную плату с учетом аванса, оклада и премий, умеет работать с отдельными случаями невыхода на работу по случаю болезни сотрудника, командировки, отпуска и т.д.

Плюсы:

1. Бухгалтерские онлайн-калькуляторы;
2. Распознавание первичной документации;
3. Единоразовый платеж за весь функционал;
4. Кадровый учет;
5. Аудит сотрудников.

Минусы:

1. Круглосуточная поддержка доступна только в тарифах «Комфорт» и «Эконом».

Вывод:

В прошлом году, когда я искала решение для учета в своей компании, столкнулась с БухСофт. Этот сервис оказался идеальным для подготовки и отправки отчетов. Мне особенно понравилось, как просто с его помощью можно было вести переписку с налоговым органом и пенсионным фондом. Это сэкономило мне много времени и усилий. Для больших предприятий такого функционала может быть недостаточно. К тому же, для хорошей работы программы требуется стабильное интернет-соединение.

Zoho Books

Zoho Books — это программное решение для бухгалтерии, предоставляющее удобные инструменты для управления кредитной и дебитовой задолженностью. Приложение также позволяет взаимодействовать с коллегами внутри компании. Приложение обеспечивает автоматический импорт банковских выписок и эффективное управление различными проектами. Соответствие стандартам, таким как GST и GDPR, поддерживается, а также предусмотрено отслеживание запасов и разнообразные опции оплаты. Программа интегрирована с такими платформами, как Zapier и Slack и включает функции, такие как поддержка нескольких валют, сквозной учет.

Плюсы:

1. Можно следить за оплатой с помощью автоматических оповещений.
2. Сквозной бухгалтерский учет.
3. Отслеживание времени.
4. Настраиваемые отчеты.

Минусы:

1. Невозможно отслеживать основные средства.
2. Некоторые функции доступны только в платной версии.

Вывод:

Zoho Books подойдет для бизнеса любого масштаба, ищущего эффективное и универсальное бухгалтерское решение, способное автоматизировать управление финансами, облегчить взаимодействие между сотрудниками и обеспечить соответствие необходимым стандартам.

Видеосвязь и общение

Оставаться на связи со своей командой, клиентами и партнерами чрезвычайно важно для ускорения бизнес-процессов. Видеоконференции значительно повышают производительность, экономят время, сокращают расходы на поездки и в целом способствуют эффективному сотрудничеству.

TrueConf

На протяжении последних двух лет, я активно использовала TrueConf для своих бизнес-встреч. Это действительно безопасная платформа для видеосвязи. Одним из главных преимуществ, которое я заметила, было высокое качество видео в 4K Ultra HD разрешении. Это позволило мне проводить презентации для клиентов без потери качества изображения. В конференции можно приглашать до 1 000 участников, показывать презентации, захватывать контент, управлять удаленным рабочим столом и записывать конференции. Также платформа предоставляет возможности полноценного корпоративного мессенджера: личные и групповые чаты, обмен файлами, редактирование, пересылка и удаление сообщений.

TrueConf может работать как через интернет, так и в локальной сети, интегрируется с аппаратными ВКС терминалами и корпоративными АТС. Решение разворачивается на оборудовании компании, гарантируя защиту пользовательских данных от третьих лиц. Кроме того, TrueConf Server – российское ВКС-решение, которое входит в Реестр отечественного ПО и интегрируется с другими российскими платформами.

Плюсы:

1. Видеоконференции UltraHD 4K для 1000 участников;
2. Мессенджер;
3. Клиентские приложения для Windows, Linux, macOS, Android, Android TV и iOS;
4. Трансляции и вебинары;
5. Интеграция с корпоративной IT инфраструктурой;
6. Хранение данных на серверах компании и полный контроль коммуникаций;
7. Планировщик конференций.

Минусы:

1. Для настройки сервера может потребоваться помощь ИТ-специалиста.

Вывод:

Отечественная ВКС-платформа TrueConf отлично подойдет для бизнеса любого размера благодаря широкому набору инструментов для видеосвязи и совместной работы и высокому уровню безопасности.

Скачать бесплатно

Slack

Slack – это корпоративный мессенджер с интуитивно понятным интерфейсом, разработанный специально для внутреннего общения между сотрудниками команд любого масштаба. Приложение направлено на решение ежедневных бизнес-задач. Члены команды могут легко задать вопрос коллеге, организовать видеоконференцию всего за пару кликов, провести беседу с руководством по поводу идеи или задать задачу подчиненным.

В отличие от общедоступных мессенджеров, где смешиваются разнообразные чаты, в Slack обсуждаются только рабочие вопросы. Это исключает риск отвлечения специалиста на личную переписку или просмотр нерелевантного развлекательного контента.

Плюсы:

1. Интеграция с внешними сервисами, например, Trello, Dropbox, GitHub, Mailchimp и так далее.
2. Доступен на десктопных и мобильных платформах, что позволяет команде оставаться на связи в любом месте.
3. Slack предлагает каналы и прямые сообщения, что позволяет упорядочить обсуждения и улучшить коммуникацию внутри команды.

Минусы:

1. Без должного управления, каналы и обсуждения могут быстро стать хаотичными, что затрудняет поиск нужной информации.
2. Бесплатный план имеет ограничения, такие как ограниченная история сообщений и количество интеграций, что может потребовать перехода на платный план.
3. Отсутствует русская версия приложения.

Вывод:

Slack — гибкий и полезный инструмент для внутрикорпоративных коммуникаций, который подходит любому типу бизнеса вне зависимости от масштабов и отрасли. Но стоит помнить, что приложение ориентировано больше для обмена сообщениями в команде, чем для видеоконференций.

Работа с документами

Работа с документами – это важный компонент рабочего процесса в предприятии любой отрасли, и зачастую документооборот отнимает очень много времени. Однако, с помощью специализированных программ для работы с документами и таблицами, вы сможете значительно упростить и ускорить решение ряда офисных задач.

Мой Офис

МойОфис – это российская разработка для общения и работы с документами на компьютерах, планшетах и смартфонах. Пользователи могут редактировать документы в Word и Excel, проверять грамматику и орфографию, экспортировать файлы в форматы XOTS, CSV, TSV, TAB, SCSV и PDF.

Приложения позволяют работать на любых устройствах, в том числе на российских аппаратных платформах «Эльбрус» и «Байкал».

Плюсы:

1. Наличие большинства инструментов из MS Office;
2. Минималистичный интерфейс;
3. Относительно низкие системные требования;
4. Совместимость с Windows (7/8/10/11), Linux и macOS;
5. Общий доступ к документам для совместного редактирования или чтения.

Минусы:

1. Отсутствие презентаций в бесплатной версии;
2. Ограниченный функционал для таблиц.

Вывод:

МойОфис – это достаточно неплохая замена зарубежным ПО от российских разработчиков. Если вы не собираетесь работать со сложными структурированными документами — то это программа одна из самых быстрых, простых и удобных.

Microsoft 365 (Microsoft Office)

Microsoft 365 – это набор программных решений от корпорации Microsoft, которое включает в себя приложения, такие как Word для обработки текста, Excel для работы с электронными таблицами, PowerPoint для создания презентаций, и многие другие. Этот программный продукт позволяет создавать, редактировать и управлять различными формами контента, от текстовых документов до сложных данных и динамичных презентаций. Приложения, включенные в Microsoft 365, являются де-факто стандартом в сфере офисных приложений и широко используются в различных отраслях – от бизнеса до образования.

Плюсы:

1. Широкий функционал и гибкость при работе с документами, таблицами и презентациями.
2. Возможность работы без подключения к интернету.
3. Совместимость с большинством операционных систем и устройств.
4. Возможность совместной работы над документами при использовании облачного сервиса OneDrive.
5. Надежность и безопасность данных.

Минусы:

1. Необходимость установки программного обеспечения на устройство.
2. Платное использование.

Вывод:

Microsoft 365 – это мощный и надежный инструмент для работы с документами, презентациями и таблицами. Несмотря на то, что это платное решение, его широкий функционал, гибкость и возможности совместной работы делают его выбором номер один для многих организаций и индивидуальных пользователей.

Управление почтой

Почтовые сервисы всегда являлись неотъемлемой частью бизнес коммуникаций, с помощью которых бизнес партнеры и клиенты могут оставаться на связи с вашими сотрудниками.

Mail.ru

Mail.ru – это бесплатная почтовая интернет служба с большим набором дополнительных функций, позволяющая своим пользователям обмениваться электронными письмами, отправлять своим родным и друзьям интернет-подарки и поздравительные открытки.

Кроме того, Mail.ru отлично подходит для малого бизнеса. Сервис имеет свою собственную защиту от спамов и вирусов.

Плюсы:

1. Собственное облачное пространство на 25 Гб в бесплатной версии;
2. Удобный интерфейс;
3. Возможность отправлять цепочки писем и собирать несколько одинаковых тем в одну;
4. Функция редактирования вложений;
5. Сортировка писем;
6. Клиентское приложение для мобильных телефонов.

Минусы:

1. Лимитированное количество писем в бесплатной версии (500 писем в час);
2. Максимальный объем прикрепляемых файлов в письме не более 25 Мб;
3. Ограниченный срок хранения — до 180 дней через облачное хранилище.

Вывод:

Незамысловатый функционал Mail.ru предоставляет все необходимые функции корпоративного почтового сервиса и является одним из самых популярных в Рунете.

Thunderbird

Thunderbird – это бесплатный почтовый клиент, созданный Mozilla Foundation, известной разработкой таких продуктов, как браузер Firefox. Приложение обеспечивает централизованное управление несколькими учетными записями электронной почты, RSS-лентами и группами новостей, что облегчает организацию и отслеживание вашей коммуникации. Клиент поддерживает широкий спектр протоколов почты, включая POP, IMAP и SMTP, позволяя вам работать с практически любым почтовым сервисом. Одной из особенностей Thunderbird является поддержка календаря и приложения для управления задачами, что делает его универсальным инструментом для управления вашими ежедневными делами.

Плюсы:

1. Поддержка нескольких учетных записей электронной почты.
2. Встроенные функции календаря и управления задачами.
3. Гибкий и настраиваемый интерфейс.
4. Большой выбор дополнительных функций и расширений.

Минусы:

1. При большом количестве электронных писем и учетных записей приложение может начать подтормаживать и замедляться, а также могут возникнуть трудности с синхронизацией.
2. Отсутствие мобильной версии.

Вывод:

Приложение Thunderbird лучше всего подходит для управления множественными электронными почтовыми аккаунтами, так как оно предлагает удобные функции организации и безопасности, а также поддержку новостных лент и календарей.

Резервное хранение и восстановление

Важность регулярного бэкапа и хранения резервных копий критически необходима для успешного развития бизнеса.

Яндекс.Диск

Яндекс.Диск – это популярный на российском рынке облачный сервис хранения данных, предлагаемый компанией Яндекс. В Яндекс.Диске можно просматривать и редактировать все типы файлов, включая документы Word, презентации, электронные таблицы, PDF и т. д. Встроенные медиаплееры позволяют воспроизводить аудио- и видеофайлы в веб-версии.

К любым файлам и папкам, хранящимся на Яндекс.Диск, через электронную почту можно открыть доступ к просмотру или разрешить редактирование другим пользователям.

Помимо веб-версии, у Яндекс.Диска есть клиентские приложения для ПК на базе Windows, MacOS и даже Linux, а также мобильные приложения для Android и iOS.

Плюсы:

1. 10 ГБ бесплатного облачного пространства;
2. Поддержка MS Office и встроенных медиаплееров;
3. Восстановление удаленных файлов;
4. Неограниченная загрузка фотографий в опции “Автозагрузка”.

Минусы:

1. Много рекламы;
2. Отсутствие истории изменений файлов.

Вывод:

Яндекс.Диск – это хороший сервис для обмена и редактирования файлов. Однако, чрезмерное наличие рекламы может натолкнуть на мысль поискать другие альтернативы.

Google Drive

Google Drive – это облачный сервис хранения данных от компании Google. Он позволяет пользователям сохранять и синхронизировать файлы между различными устройствами через интернет, а также делиться файлами и редактировать их совместно в реальном времени. Google Drive включает в себя Google Документы, Таблицы и Презентации, что делает его удобным инструментом для работы над различными типами документов.

Плюсы:

1. Бесплатное предоставление определённого объёма облачного хранилища.
2. Возможность совместного редактирования документов в реальном времени.
3. Интеграция с другими сервисами Google.
4. Доступ к файлам с любого устройства, подключенного к интернету.

Минусы:

1. Бесплатный объем хранилища может быть недостаточным для больших объемов данных.
2. Необходимо постоянное подключение к интернету для доступа к файлам.

Вывод:

Google Drive – это удобный и функциональный сервис, который предлагает уникальное пространство, где пользователи могут без проблем хранить свои файлы в облаке, обмениваться ими и совместно работать над ними в реальном времени.

Работа в социальных сетях

Большинство ваших клиентов зарегистрированы и активно пользуются соцсетями, так почему бы не переместить свой бизнес в такую привычную и обыденную для них среду общения?

ВКонтакте

Это самая востребованная социальная сеть в России и СНГ, которую на сегодняшний день сегодня хорошо знают около 468 миллионов пользователей. Это приложение для общения, обмена музыкой и видео отлично подойдет для продвижения вашего бизнеса посредством размещения рекламных постов и коммуникации с клиентами.

Основной функционал: лента новостей, личные и публичные страницы, группы, онлайн-трансляции, “истории” в фото и видео форматах, информационные посты в сообществах и таргетированная реклама.

Плюсы:

1. Таргетинг/ретаргетинг ВКонтакте;
2. Возможность рассылать сообщения от имени сообщества;
3. Интеграция ВК со сторонними сервисами рассылок;
4. Создание пабликов;
5. Возможность подключения чат-ботов.

Минусы:

1. Отсутствие безопасности: рассылка спама и вирусов;
2. Неэффективная работа поддержки.

Вывод:

Если выстроить правильную стратегию продвижения бизнеса, то с площадкой ВКонтакте можно эффективно работать, однако это может занять много времени и большие финансовые затраты.

WhatsApp Business

WhatsApp Business – это специализированная версия популярного приложения для обмена сообщениями, созданная специально для владельцев бизнеса. С его помощью можно создавать корпоративные профили с важной информацией о компании (адрес, контактные данные, описание бизнеса и ссылки на веб-сайт). Есть инструменты для быстрого ответа на часто задаваемые вопросы, отправки уведомлений о статусе заказа и предоставления индивидуальной поддержки клиентам. Кроме того, в WhatsApp Business есть функция массовой рассылки, которая позволяет вам рассылать текстовые сообщения любому количеству ваших контактов одновременно.

Плюсы:

1. Возможность обмена медиа-файлами и документами различных форматов.
2. Создание групповых бесед для общения с множеством людей одновременно.
3. Бесплатное общение с людьми по всему миру.
4. Шифрование “end-to-end” для защиты личной информации.
5. Автоматическое импортирование всех контактов из телефона в приложение.

Минусы:

1. Невозможность использования одного аккаунта на нескольких устройствах.
2. Нет возможности скрыть номер телефона во время обмена контактами для общения.
3. Отсутствует возможность отменить отправку сообщения.

Вывод:

Благодаря функции массовых рассылок, WhatsApp Business является отличным приложением для компаний, которые хотят поддерживать связь со своими клиентами, информируя их о новых продуктах, предложениях и обновлениях.

Защита от вирусов

Защитить корпоративную инфраструктуру от вредоносных ПО и хакерских атак вам помогут специальные антивирусные программы. С их помощью вы защитите свои данные от потерь или повреждений, а также минимизируйте финансовые, репутационные и иные убытков от действий злоумышленников.

Kaspersky

Антивирус Касперского – это простой пакет услуг, который фокусируется на основных принципах безопасности: антивирус для обнаружения известных и новых вредоносных программ, а также фильтрация вредоносных URL-адресов, чтобы оградить вас от опасных ссылок.

В антивирус Касперского также встроены функции менеджера паролей, доступен родительский контроль и защищенный браузер для онлайн-транзакций.

Плюсы:

1. Шифрование и резервное копирование файлов для защиты ценных данных;
2. Защита устройств на базе Android;
3. Встроенный мониторинг уязвимостей для защиты бизнес-приложений;
4. База данных регулярно обновляется последними угрозами и вирусами;
5. Круглосуточная техподдержка по телефону, чату и электронной почте;
6. Бонусное сканирование на предмет конфиденциальности и производительности.

Минусы:

1. Регулярная оплата лицензионного ключа;
2. Большая нагрузка на ЦП;
3. Занимает много места и оперативной памяти при работе.

Вывод:

Антивирус Касперского – это универсальное решение, которое поможет вам получить полную защиту от всех тех невидимых злоумышленников и киберугроз. Уровень защиты в их программе признан одним из лучших в отрасли и не зависит от ваших IT-навыков.

AVG Antivirus

AVG Antivirus является одним из наиболее эффективных бесплатных антивирусов для защиты от шпионских программ. Используя современные технологии для обнаружения вредоносного ПО, он обеспечивает практически безупречную защиту, даже в своих бесплатных версиях, что подтверждается различными тестами лабораторий. Базовая версия включает защиту всех данных на компьютере, в сети Интернет и электронной почте. Включены также функции защиты от программ-вымогателей и фишинговых сайтов (в собственном веб-браузере, Chrome, Firefox, Edge и Opera). Премиум подписка обеспечивает дополнительную защиту от хакерских атак, взлома веб-камеры и защиту сохраненных в браузере паролей. Однако стоит учесть, что приобрести или скачать AVG на территории РФ и РБ не получится без использования VPN.

Плюсы:

1. Широкий спектр дополнительных платных расширений – защита паролей, встроенный VPN, программа для обновления драйверов и проч.
2. Надежность в работе: защита от вирусов в реальном времени, блокирует вредоносный софт, защищает переписку по электронной почте.
3. Помимо поиска вирусов, также сканирует и оптимизирует устройства на компьютере, решает проблемы с медленной работой ПК (PC Analyzer).
4. Быстрая скорость проверки благодаря нетребовательным параметрам приложения.

Минусы:

1. Приостановка обслуживания новых клиентов на территории РФ и РБ.
2. Навязчивая реклама платных улучшений.

Вывод:

AVG Antivirus – это надежный бесплатный антивирус, обеспечивающий базовую защиту компьютера при сравнительно низком потреблении ресурсов системы.

Оптимизируйте ваши бизнес-процессы с помощью специализированных сервисов

Качественные приложения для учета, планирования, ведения и контроля бизнеса помогут вам существенно сэкономить время на выполнение рутинных задач, помочь структурировать отчетность, оптимизировать коммуникацию как между коллегами, так и между клиентами и защитить ваши бизнес процессы.

Каждый из перечисленных программных продуктов для предпринимателей характеризуется собственными особенностями и рядом уникальных инструментов. Мы надеемся, что эта подборка поможет вам и вашей команде выбрать лучшее приложение для бизнеса, которое будет полностью соответствовать вашим нуждам.