Виртуальные встречи превратились из новинки в стандарт в профессиональной среде. Это связано с удобством и экономичностью онлайн-встреч, а также с их способностью связывать людей со всего мира без необходимости путешествовать. В результате, большинство совещаний в ближайшем будущем будут проходить в режиме онлайн.
Новые стандарты не только гарантируют, что все будут услышаны в разговоре, но и поощряют активное участие всех участников. Эти рекомендации — от внимания к фоновому шуму до сведения к минимуму отвлекающих факторов — являются ключом к созданию продуктивной онлайн-среды.
В этой статье будет рассмотрена важность этикета виртуальных встреч, его преимущества и 10 основных правил для любой профессии, которым следует следовать, чтобы обеспечить успешную встречу.
Особенности онлайн формата
С появлением платформ социальных сетей и инструментов для видеоконференций стало проще, чем когда-либо, общаться с друзьями и семьей по всему миру в режиме реального времени. Но при всех своих достоинствах, у виртуальных собраний есть и недостатки:
- Отвлекающие факторы. Работа на дому сопряжена со своим набором отвлекающих факторов и проблем. Когда члены семьи, дети и домашние дела соревнуются за наше внимание, может быть трудно оставаться сосредоточенным на поставленной задаче.
- Концентрация. Работа за компьютером в течение длительного периода времени может быть как умственно, так и физически утомительна. Чтобы обеспечить максимальную концентрацию и снизить утомляемость, важно делать короткие перерывы в течение дня, чтобы дать глазам отдохнуть от экрана. Разделив совещание на более короткие сеансы с частыми перерывами, производительность не пострадает из-за усталости глаз или переутомления мозга.
- Слабое взаимодействие с аудиторией. Взаимодействие с аудиторией онлайн может быть сложной задачей. Выступление перед живой аудиторией часто обеспечивает обратную связь и вовлеченность, которые помогают выступающему скорректировать свое сообщение и подачу, но получить такую обратную связь в онлайне сложно. В результате спикеры должны усерднее работать, чтобы взаимодействовать со своей аудиторией и гарантировать, что их сообщение будет услышано и ясно понято.
Из моего опыта участия в виртуальных встречах
Чтобы у всех остались приятные впечатления от звонка, важно помнить золотое правило этикета виртуальных встреч: «Относись к другим так, как хочешь, чтобы относились к тебе». Следуя этому простому правилу, мы можем создать продуктивную и приятную среду для всех участников.
Если компания хочет, чтобы все ее сотрудники следовали определенному протоколу при общении с другими отделами, проведении совещаний или при посещении официальных мероприятий, лучше предоставить ресурс, документирующий именно то, что ожидается. В этом случае можно связать этикет онлайн собраний с основными ценностями, философией или целями компании.
Ну, а если такого протокола нет, то любой из следующих советов является хорошим практическим правилом, позволяющим произвести неизгладимое и положительное впечатление на любого, с кем вы встретитесь.
Имейте в виду, что взаимное уважение и общий деловой этикет не являются чем-то новым. Но есть некоторые существенные различия между виртуальными и личными встречами, которые нужно учитывать, чтобы оставаться продуктивным при любом формате встречи.
10 проверенных мной правил для виртуальных встреч
1.Освойте платформу для встреч на практике
Очень важно понимать особенности вашей платформы для виртуальных встреч. Проверьте, есть ли варианты создания комнат обсуждения, совместного использования экрана или совместной работы над общим документом, и убедитесь, что платформа может удовлетворить эти потребности. Вооружившись правильным инструментом, вы можете быть уверены, что все ваши встречи будут проходить гладко и продуктивно.
2. Подготовьте повестку встречи
Эффективное планирование встречи до ее начала имеет первостепенное значение. Подготовка включает в себя определение повестки дня, которая служит дорожной картой для направления обсуждения от начала до конца. Это особенно важно для виртуальных собраний команды, чтобы каждый мог заранее просмотреть план, предугадать, что нужно обсудить, и принести все необходимое.
3. Уважайте время друг друга
Пунктуальность является признаком уважения и профессионализма. Организатору важно приходить вовремя на встречи, чтобы показать, что вы серьезно относитесь к своим обязательствам. Кроме того, прибытие вовремя демонстрирует уважение к другим участникам встречи, а также к потенциальным клиентам, которые могут присутствовать. Своевременность задает тон для успешной встречи и позволяет всем участникам максимально эффективно использовать свое коллективное время и энергию.
Не менее важно, чтобы участники встречи были пунктуальны, чтобы обеспечить бесперебойную работу встречи и предоставить каждому возможность конструктивно поделиться своими идеями.
4. Одевайтесь соответственно – выбирайте деловой стиль
Хотя вам, возможно, не придется одеваться так же формально, как при походе в офис, сидеть в пижаме — не лучшая идея. Ваш наряд оказывает значительное влияние на то, как вас воспринимают, поэтому важно одеваться соответствующим образом. Выбор деловой повседневной одежды — идеальный вариант для большинства встреч, поскольку он позволяет избежать неловких моментов. Убедитесь, что во что бы вы ни были одеты, вам не было бы стыдно, если бы все ваше тело было в поле зрения.
5. Избегайте отвлекающих факторов
Сосредоточьтесь на предстоящей встрече. Если организатор подготовил и поделился повесткой дня заранее, вы можете предположить, что каждая тема является важной и имеет отношение к разговору. Перед встречей не забудьте:
- Убрать телефон
- Выключить телевизор или музыку
- Отключить любые уведомления
- Закрыть лишние вкладки
6. Знайте, когда говорить, а когда слушать
Активное слушание демонстрирует людям, что вы действительно заботитесь о том, что они говорят, а также дает им возможность высказать свои мысли.
Чтобы каждый получил максимальную отдачу от встречи, организатору и каждому участнику важно поддерживать здоровый баланс между речью, слушанием и вопросами, а также открытость в общении. Таким образом, люди могут лучше понимать друг друга, не чувствуя себя униженными или ущемленными.
7. Не торопитесь – говорите медленно и четко
Несмотря на то, как далеко продвинулись технологии за последние десятилетия, мы все еще не застрахованы от проблем с плохой пропускной способностью и качеством звука. Не забывайте говорить четко и немного медленнее, чем при личной встрече, чтобы все участники встречи могли вас понять. Не спешите, используйте время встречи с умом и осветите как можно больше — если какие-то вопросы останутся нерешенными, вы всегда можете провести еще одну встречу.
8. Запланируйте перерывы, если встреча будет долгой
Чтобы облегчить потенциально длительную встречу, было бы разумно сделать небольшой перерыв, когда каждый может уделить несколько минут, чтобы расслабиться и восстановить силы.
Перекус или растяжка помогут освежить разум и тело, предотвратив усталость и головные боли. Кроме того, это также может помочь поднять настроение и зарядить энергией всех, кто участвует в обсуждении.
9. Оставьте время для вопросов
Чтобы у ваших коллег было достаточно времени для подготовки к встрече, включите часть вопросов и ответов в повестку. Таким образом, они смогут придумать любые уместные вопросы, высказать свое мнение и предложить свои идеи, когда придет их очередь.
10. Подведите итоги встречи
Знаете это паническое чувство перед тем, как сделать фотография, которое заставляет вас задуматься: «Куда мне деть руки на фото?!» Что ж, подведение итогов виртуальной встречи — это бизнес эквивалент предыдущей ситуации.
Прежде чем ваши коллеги покинут встречу, кратко опишите ближайшие следующие шаги, как и когда вы будете выполнять последующие действия, какие-либо результаты и сроки на будущее.
Современные виртуальные встречи начинаются с TrueConf
Независимо от того, насколько формальными или частыми являются ваши встречи, эти 10 правил этикета виртуальных встреч гарантируют, что вы будете выглядеть достойно. Ваши усилия будут видны всем участникам, и независимо от того, являетесь ли вы гостем или организатором, время, потраченное на ваш профессионализм, будет оценено и вознаградится десятикратно!
С TrueConf вы можете организовать 4K видеоконференцию с участием до 1000 человек. Существует множество гибких раскладок, и каждый участник может изменить свой собственный вид конференции, а модератор может изменить и исправить раскладки для всех участников собрания. Помимо видеозвонков точка-точка, TrueConf поддерживает четыре режима групповых видеоконференций: все на экране, автоселектор, управляемый селектор, видеоурок, которые подходят для разных потребностей бизнеса.
