Все, что вам нужно знать об онлайн-встречах

Определение онлайн-встречи

Онлайн-встреча – это виртуальное собрание, проходящее через интернет, которое позволяет людям обмениваться информацией и взаимодействовать друг с другом, не зависимо от их географического расположения. Онлайн-встречи обычно организуются через специализированные платформы или приложения для видеоконференций, такие как Труконф, Microsoft Teams, Google Meet и др. Это дает возможность проводить командные собрания, семинары, вебинары, презентации и другие события в виртуальном формате.

Этот тип мероприятий часто используется отдельными командами для обсуждения бизнес-стратегии, маркетинговых планов и т. д. Фактически, представьте себе повседневную офисную встречу — конференц-зал, стол и стулья, группу коллег, обдумывающих идеи. Теперь перенесите это изображение в цифровую среду, где коллеги взаимодействуют аналогичным образом, но с помощью своих веб-камер.

Онлайн-встречи против оффлайн встреч: ключевые различия

Онлайн-встречи и оффлайн-встречи имеют свои преимущества и недостатки, а также представляют собой различные форматы взаимодействия. Вот некоторые ключевые различия:

1. Местоположение и мобильность: Онлайн-встречи позволяют участникам присоединяться из любой точки мира, где есть доступ к интернету. Это удобно для удаленных команд и лиц, которые не могут физически присутствовать. Оффлайн-встречи требуют физического присутствия участников в определенном месте.
2. Интерактивность: Оффлайн-встречи обычно более интерактивны, так как они позволяют личному общению и непосредственному взаимодействию. Онлайн-встречи могут быть менее личными, но технология видеоконференций предлагает различные интерактивные функции, такие как обмен экранами, виртуальные доски для заметок и мгновенные опросы.
3. Организация: Онлайн-встречи требуют менее сложной логистики, так как не требуют бронирования помещения, обеспечения кейтеринга или перевозки участников. Однако они требуют надежного интернет-соединения и подходящего технологического оборудования.
4. Экономия времени и ресурсов: Онлайн-встречи позволяют экономить время и деньги на путешествиях, что может быть особенно полезно для международных команд. Оффлайн встречи могут требовать больше времени и ресурсов для организации.

В конечном итоге, выбор между онлайн и оффлайн встречами будет зависеть от конкретных потребностей и условий каждой ситуации.

Как эффективно организовать и провести онлайн-встречу

Основные шаги организации онлайн-встречи

1. Определение идеального инструмента для коллаборации
Существует множество инструментов для групповой работы в сети, однако не все из них идеально подходят для проведения онлайн-конференций. Вам необходимо найти конкретную платформу, созданную специально для этих целей. Убедитесь, что выбираемая вами платформа для веб-конференций предоставляет:

• Защиту. Значимость цифровой безопасности сложно переоценить. Вероятно, вы и ваши коллеги будут обсуждать стратегию компании, внутренние процессы и другую конфиденциальную информацию, которую не следует раскрывать. Определитесь с платформой, которая обеспечивает защиту вашей информации.
• Функционал для совместной работы. Качественный инструмент для видеоконференций должен предоставлять больше, чем просто трансляцию вашего изображения и звука. Ищите платформу, которая предоставляет функции, такие как общий доступ к экрану, текстовый чат, цифровая доска, тесты и опросы, а также подробные аналитические данные.
• Возможность записи сессий. Как уже было отмечено, возможность легко записывать сессии – одно из преимуществ веб-конференций. Убедитесь, что ваша платформа предлагает эту функцию!

2. Подготовка и планирование
Наиболее эффективные веб-конференции – это хорошо спланированные сессии. Вы должны четко понимать, что хотите обсудить, с кем и как долго, еще до того, как вы войдете в цифровую переговорную.

1. Планирование заранее делает встречи гораздо продуктивнее, поскольку вы не тратите время на принятие решения о том, что обсудить.
2. После определения цели конференции и списка приглашенных, составьте программу с главными темами для обсуждения, структурируйте конференцию, определите ожидания от каждого участника и выберите файлы/документы для обмена во время встречи.
3. Если вы предоставите такой план участникам заранее, они смогут подготовиться, и ваша совместная работа будет более продуктивной.
4. Вы также можете выделить время в программе конференции для неформального общения.
5. Известно, что коллеги, которые хорошо общаются между собой, работают эффективнее. Распределите время в начале вашей конференции, чтобы участники могли поговорить, пошутить и укрепить отношения в команде.

3. Формирование норм поведения
Вы все подготовили для конференции и создали ее программу. Участники собрались в виртуальной комнате, и вы готовы начать. Если это ваш первый опыт управления онлайн-собранием, не спешите переходить к программе. Уделите некоторое время формированию основных норм поведения. Это поможет гарантировать бесперебойное и эффективное проведение встречи. Вот некоторые предложения по нормам поведения:

• Начать с представления участников. Если участники не знакомы, начните собрание с представления участников. Это поможет всем участникам чувствовать себя увереннее и способствует лучшей коммуникации и сотрудничеству.
• Избегать перебивания. Участники не должны пытаться говорить одновременно. Дайте каждому возможность высказаться по очереди и не допускайте перебивания.
• Сосредоточиться на работе. Попросите участников не проверять свою почту или играть на телефоне во время встречи. Важно поддерживать внимание всех участников.
• Сократить отвлекающие факторы. Обратите внимание на место, где каждый участник работает. Если кто-то находится в шумном месте, это может мешать другим. Попросите всех найти тихое место и отключать микрофоны, когда они не говорят.

Ваша роль как организатора собрания – формировать и поддерживать эти нормы поведения. Напомните об этом участникам до начала встречи.

4. Вовлекайте ваших участников в процесс
Вы можете организовать идеальную встречу и установить нормы поведения. Но если участники не активны, встреча не будет такой продуктивной, как могла бы быть. Существуют различные способы улучшения активности участников:

• Давать участникам задания. Если каждый участник имеет конкретное задание на встречу, уровень активности повысится. Например, одного можно попросить записывать идеи во время мозгового штурма, а другого – представить презентацию.
• Задавать конкретные вопросы. Спрашивать мнение определенных людей – еще один способ активизации участников. Этот метод хорошо работает с более застенчивыми участниками, которые могут сдерживать свое мнение.
• Использовать визуальные средства. Это помогает удерживать внимание участников. Когда вы обсуждаете сложные процессы, попробуйте их визуализировать с помощью функции обмена экраном. Если вы планируете представить детальные данные, создайте график или диаграмму.

5. Поддерживайте взаимодействие после собрания
Поддержание связи с каждым участником после проведения онлайн-конференции – это существенный этап. Чаще всего это осуществляется через рассылку электронных сообщений. В этих письмах должны быть:

• Четкие директивы. Каждый участник должен быть в курсе ожиданий от него после конференции. Вновь подтвердите свои инструкции и вставьте индивидуальные директивы в ваше сообщение после события.
• Выставленные сроки выполнения. Если вы распределили задания, убедитесь, что вы указали сроки их выполнения. Это позволит вам отслеживать ход выполнения проекта.
• Предусмотренные даты будущих встреч. Когда вы планируете следующую встречу с командой? Запланируйте дату заранее, чтобы каждый смог подстроить свое расписание. Укажите предстоящие даты в своем после событийном письме.

Не забывайте запросить обратную связь от команды! Каково их мнение о прошедшей конференции? Что можно было бы сделать иначе для повышения эффективности? Пригласите участников выразить свои мысли, чтобы вы могли улучшить процессы и виртуальное пространство для переговоров.

Советы по проведению онлайн-встречи

1. Соблюдение временных зон: Если ваши сотрудники находятся в разных часовых поясах, учтите это при планировании времени встречи. Например, отправка приглашения на встречу в 10:00 по московскому времени даст возможность всем участникам подготовиться заблаговременно.
2. Подготовка к встрече: За 10-15 минут до начала убедитесь, что все материалы и оборудование готовы. Если кто-то присоединится раньше, сообщите, что вы еще в процессе подготовки и начните встречу точно в назначенное время.
3. Руководство на встрече: Определите лицо, которое будет руководить встречей, отвечать за организацию и координировать действия участников.
4. Подготовка материалов: Соберите все необходимые материалы, такие как документы, таблицы, изображения, диаграммы и презентации заблаговременно. Разошлите их среди участников, чтобы они могли ознакомиться с материалами и быть готовыми к обсуждению.
5. Конкретность выступлений: Старайтесь быть кратким и по существу. Если вы затягиваете время, коллеги могут потерять интерес.
6. Концентрация во время встречи: Отключите уведомления на своих устройствах во время встречи или выступления и попросите родственников не мешать вам. Проверьте, что все настройки вашего устройства, включая микрофон и камеру, работают корректно.
7. Создание правил поведения: Утвердите правила поведения на встрече, чтобы участники знали, что от них ожидается. Например, попросите участников отключать свои микрофоны, когда они не выступают, чтобы избежать лишнего шума. Можно также установить правило, что участники должны выключать свои камеры, если они уходят от компьютера.
8. Использование интерактивных инструментов: Инструменты, такие как доски для заметок, облачные сервисы и системы голосования, могут помочь участникам взаимодействовать и обмениваться мыслями и идеями. Если вам нужно сохранить много информации, запросите разрешение на запись видео встречи или выступления.

По завершении сессии рекомендуется провести краткий анализ обсужденного и принятых решений. Это поможет участникам лучше освоить важные моменты встречи и понять, что от них требуется в дальнейшем. Также полезно распространить среди участников запись встречи, чтобы они могли обратиться к обсуждаемому материалу при необходимости.

Возможные форматы онлайн-встреч

1. Веб-семинары: Это формат презентаций, при котором один или несколько спикеров выступают перед слушателями. Участники имеют возможность задать свои вопросы через чат или специальную функцию Q&A.
2. Виртуальные собрания: К ним относятся командные митинги, дискуссии сотрудников, обучающие занятия или семинары. Участники на таких встречах активно взаимодействуют, обмениваются мнениями и обсуждают вопросы.
3. Дневные или многодневные конференции: Это мероприятия, включающие разнообразные сессии, дискуссионные панели и выступления, проводимые в течение одного или нескольких дней. Возможны также виртуальные выставки или сессии для нетворкинга.
4. Рабочие группы или мастер-классы: Это небольшие и интерактивные сессии, где участники работают над конкретной задачей, проектом, обучаются новым навыкам или обсуждают определенные темы.
5. Онлайн-сетевые события: Эти встречи организуются с целью общения и нетворкинга. Они могут включать виртуальные комнаты для диалогов, “быстрые встречи” или дискуссии на заранее определенные темы.
6. Виртуальные сессии брейнсторминга: Эти встречи предназначены для коллективной работы, генерации идей и креативного мышления. Обычно для этого используются интерактивные инструменты, такие как общие доски или документы.

Формат виртуальной встречи определяется в зависимости от цели встречи, числа участников и наличия необходимых технологий.