Онлайн конференция – это технология, обеспечивающая связь в реальном времени между двумя или несколькими людьми, независимо от их местонахождения. Участники могут слышать и видеть друг друга, обмениваться документами и медиафайлами, общаться в личных и групповых чатах. Всё, что необходимо для организации такого сеанса связи — это ПК, ноутбук или планшет, подключенный к Интернету, а также специальное аппаратное и программное обеспечение.
Онлайн конференции сегодня используются во многих сферах нашей жизни. Помимо бизнеса, технологию активно используют для дистанционного обучения, телемедицины, банков и государственного сектора.
Как организовать онлайн конференцию?
Прежде чем приступать к организации онлайн встречи, следует:
- Определить цель собрания
- Подобрать подходящую платформу, которая сможет справиться с предстоящими коммуникационными задачами.
- Продумать повестку дня, план обсуждения и ключевые моменты
- Определиться со списком участников, назначить удобную дату и время мероприятия, а также разослать приглашение на встречу нужным людям.
Онлайн конференции особенно актуальны для компаний, имеющих несколько филиалов или представительств. Ведь сотрудники могут обсуждать текущие задачи и проблемы, не выходя из офиса, что значительно экономит их время и снижает корпоративные затраты. Кроме того, в онлайн пространстве вы сможете проводить вдвое больше встреч, чем в традиционном формате, а также привлекать новых клиентов из разных частей страны или даже всего мира.
Преимущества онлайн конференций
Всё больше организаций выбирают видеоконференции в качестве основного инструмента коммуникации давайте рассмотрим плюсы онлайн конференций:
- Экономия времени и средств. Конференции предлагают удобство и комфорт. Участникам онлайн встречи не нужно тратить время и деньги на поездки, чтобы встретиться с коллегами, клиентами или деловыми партнерами. Компания экономит деньги, так как нет необходимости платить за трансферы и гостиницы. Подключится к конференции можно с любого удобного устройства и из любой точки мира.
- Эффективная совместная работа. Видеоконференции упрощают работу международных компаний. Современные программы часто предлагают расширенные возможности для совместной работы, например, захват контента или управление удаленным рабочим столом, которые позволяют коллегам сотрудничать в разы эффективнее. Сотрудники могут проводить большие собрания с десятками участников одновременно. Это особенно полезно для проведения тренингов и другого обучения как работников офиса, так и заграничных коллег, которые, зачастую, работают из дома.
- Обучение сотрудников онлайн. Технология видеоконференцсвязи также чрезвычайно полезна в образовательных целях, например, для проведения курсов по повышению квалификации, обучающих тренингов и вебинаров.
Таким образом, видеосвязь не только помогает вашему бизнесу наладить корпоративную коммуникацию, но и позволяет охватить более широкую аудиторию, привлекая иностранных партнеров, клиентов и сотрудников.
Как организовать большую онлайн-конференцию?
Если вы хотите, чтобы пришло больше людей, сосредоточьтесь на общении, организации помощников и составлении объявлений. Ниже мы описали 12 шагов, которые помогут вам организовать конференцию.
Шаг 1. Программа конференции
При планировании конференции важно тщательно продумать, какими будут аудитория и основная цель конференции. Как только это выяснится, необходимо глубже продумать потенциальные темы, которые заинтересуют и привлекут людей. Мозговой штурм и опрос помогут создать интересную программу конференции, которая охватит актуальные темы, интересные аудитории.
Чтобы удержать и заинтересовать аудиторию, важно иметь хорошо продуманную структуру выступлений. Она должна быть понятной, привлекательной и запоминающейся.
Сделайте свое мероприятие еще более увлекательным, добавив интерактивные элементы, такие как игры, конкурсы, розыгрыши и опросы! Это поможет гостям оставаться заинтересованными на протяжении всей конференции. Кроме того, с интерактивными элементами у вас будет больше возможностей собрать обратную связь от участников, которые можно использовать для улучшения будущих мероприятий.
Показывайте, а не рассказывайте — это поможет аудитории лучше понять и визуализировать информацию. Вместо того, чтобы просто рассказывать людям, что происходит, постарайтесь, чтобы выступающие на вашем мероприятии вызывали эмоции и увлекали аудиторию. Чтобы сделать сложную информацию более понятной можно использовать инфографику. Она позволяет быстро и эффективно передать данные в визуально привлекательной форме. Кроме того, инфографику с большей вероятностью будут публиковать в социальных сетях, что позволит вам распространять информацию о своем мероприятии.
Шаг 2. Пора собирать людей! Найдите тех, кто поможет воплотить идеи в реальность
- Ведущий — на нем работа по обеспечению бесперебойной работы сессий и яркому представлению спикеров.
- Координатор — похож на помощника модератора, поддерживает порядок в чатах и следит за тем, чтобы все знали, что происходит.
- Технические администраторы — позаботятся о том, чтобы конференция выглядела и звучала великолепно.
- Хронометрист — следит за временем выступлений и перерывов.
- Главный организатор — защищает конференцию от хаоса и спасает в непредвиденных ситуациях.
Кроме того, вам понадобятся копирайтер, дизайнер, специалист по рекламе и мерчандайзер.
Шаг 3. Составьте расписание и назначьте задачи
Четкие сроки позволяют легко отслеживать прогресс. Запланируйте встречу с командой и заведите общую Excel таблицу, где будет видно, что уже сделано и что требует доработки.
Шаг 4. Начните искать спикеров за два месяца до мероприятия
Можно искать внешних спикеров или готовить своих специалистов. Желательно, чтобы у каждого из них был опыт создания презентаций и выступлений онлайн. Доклад разрабатывает сам спикер.
Не нужно нанимать суперзвезд — можно нанять экспертов без больших затрат. Ищите профессионалов в своей области! Предложите лояльную аудиторию и символический подарок, либо небольшую сумму денег. Главное, чтобы мотивация спикера к выступлению была не единственно финансовой.
Шаг 5. Запустите лэндинг для регистрации на конференцию
Пришло время обсудить особенности посадочной страницы и добавить несколько привлекательных, согласованных фотографий спикеров.
Можно разнообразить страницу расширенными функциями, которые позволят не только просматривать, но и кликать по контенту на странице. Это наполнит посадочную страницу яркими деталями и оживит ее.
Шаг 6. Распространяйте информацию – событие скоро!
Запустили страницу? Время опубликовать и сообщить о ней миру. Расскажите людям, что эта конференция — прекрасная возможность поучиться у профессионалов отрасли и наладить ценные связи. Добавьте, что она идеально подойдет владельцам бизнеса, специалистам по маркетингу и предпринимателям и пройдет заданные даты. Ознакомьте людей со списком спикеров и их темами, опубликовав расписание.
Пытаетесь сделать так, чтобы ваши объявления были видны? Напишите серию постов. Главное, не переусердствуйте с количеством постов. Объявите о бесплатных подарках для участников. Пригласите своих знакомых или клиентов на конференцию с помощью рассылки.
Шаг 6. За месяц до мероприятия найдите партнеров в своей сфере, не конкурирующих с вами
Обменивайте свои товары или услуги на рекламные акции и публикации в соцсетях партнеров. Во время мероприятия — это беспроигрышный вариант!
Шаг 8. Запустите рекламу на целевую страницу
За две-три недели до мероприятия пора начинать продвижение. Продумайте интересы потенциальных участников, а затем отправьте им информацию, например, через таргетированную рекламу, чтобы заинтересовать. Доклады, спикеры и программа: вся эта информация, необходима для планирования успешного мероприятия.
Не забудьте напомнить участникам о событии за неделю, накануне, и за час и до его начала!
Шаг 9. Спикеры и презентации
Соберите доклады от спикеров. Выясните основную мысль, запросите план выступления и убедитесь, что выступающие определились со структурой своей речи. Если выступающих много, можно создать для них форму форму, а затем проверить готовность каждого в простом отчете.
Шаг 10. Время прогона
Соберите отчеты на две недели раньше и потренируйтесь выводить людей на трибуну. Спикеры должны быть интересны как экспертам, так и неспециалистам. Протестируйте приложение для конференции со всеми выступающими, чтобы убедиться, что они могут работать в нем.
Шаг 11. Создайте форму обратной связи после прогона
Если у спикеров есть какие-то вопросы или пожелания, обнаружить их достаточно просто с помощью обычной гугл-формы. Задав правильные вопросы и просмотрев ответы, можно легко определить, разобрались ли спикеры с оборудованием, все ли понятно с очередью выступлений и эффективно ли работало на прогоне их интернет-соединение. Опросы — это очень удобно!
Шаг 12. Форс-мажоры
Онлайн-мероприятия могут сопровождать много технических проблем: что-то идет не так, сбоит оборудование, увеличивается или уменьшается время ожидания спикера, динамики издают неприятный звук, зрители не могут подключиться. Чтобы исключить или сократить количество подобных ситуаций, проверьте:
- Интернет. За несколько часов до мероприятия проверьте интернет, убедитесь, что сервис запущен и работает, и не забудьте подключить микрофоны и камеры.
- Спикеров. Уточните заранее, могут и выступающие опоздать: если спикер опоздает или что-то пойдет не так, у вас уже будет готов запасной план.
- Правила. Перед мероприятием ознакомьте всех с правилами: нельзя задавать вопросы во время выступления, за нецензурную речь можно отправить в бан, нельзя шуметь, нельзя снимать видео — установите рамки дозволенного сами.
Ключевые особенности
Современные сервисы для видеосвязи обладают рядом специальных функций, которые позволят вам провести эффективную и интерактивную онлайн конференцию. Вот несколько функций, на которые стоит ориентироваться при выборе такого сервиса:
- Демонстрация экрана;
- Корпоративный чат;
- Управление удаленным рабочим столом;
- Запись сеансов.
Все эти функции помогают в обсуждении рабочих процессов, позволяют совместно работать над документами и делиться презентациями или другим визуальным контентом.
Лучшие программы для онлайн конференций
Предлагаем вам 5 решений для проведения онлайн конференций, на которые стоит обратить внимание:
Skype
Skype – известная программа для групповых видео- и аудиоконференций от Microsoft. Максимальное количество участников в одной встрече – 100. Пользователи могут демонстрировать экран, отправлять файлы в чате, записывать встречи и использовать функцию размытия фона.
В программу также встроен переводчик, который переводит телефонные звонки в режиме реального времени. Подключиться к конференции можно по специально сгенерированной ссылке.
Обратите внимание, что для хорошей работы сервиса потребуется стабильное Интернет соединение.
Возможности:
- Аудио и видеозвонки из любой точки мира.
- Групповые звонки.
- Обмен мгновенными сообщениями.
- Обмен файлами, изображениями, видео и документами.
- Совместное использование экрана во время звонков или конференций.
Zoom
Zoom – программа для конференцсвязи со всеми необходимыми функциями, такими как хранение записей встреч в облаке, прямые трансляции конференций, показ экрана, чат и зал ожидания. Все групповые встречи ограничиваются 40 минутами, что, пожалуй, является самым главным минусом бесплатной версии программы.
Для доступа к видеозвонкам в HD качестве необходимы учетные записи уровня “Предприятие”. Стоит также отметить, что для россиян Zoom на данный момент недоступен.
В программе также были выявлены некоторые уязвимости, позволяющие посторонним людям подключаться к конференциям и срывать встречи. Так что для компаний, чьим приоритетом является безопасность корпоративных данных, этот сервис не подойдёт.
Возможности:
- Аудио и видеозвонки.
- Мгновенные сообщения.
- Можно поделиться экраном.
- Виртуальные фоны и фильтры.
TrueConf
TrueConf — это платформа унифицированных коммуникаций, которая позволяет проводить видеовстречи до 1000 человек в 4K Ultra HD качестве как с ПК, так и с мобильного устройства. Во время онлайн конференций вы можете использовать захват контента, показ презентаций, управление удаленным рабочим столом, запись сеансов, обмен файлами и текстовыми сообщениями в личных и групповых чатах.
TrueConf разворачивается внутри вашей корпоративной сети и на вашем оборудовании, что гарантирует полную защиту данных от доступа третьих лиц.
TrueConf Server может работать автономно внутри вашей сети без подключения к интернету.
Возможности:
- Аудио и видеозвонки по всему миру.
- Групповые видеоконференции для сотен участников.
- Обмен мгновенными сообщениями во время видеоконференций.
- Совместное использование экрана во время звонков или конференций.
- Обмен различными типами файлов, такими как изображения, видео и документы.
FreeConferenceCall
FreeConferenceCall — бесплатные онлайн-конференц-залы. Удобный и экономичный способ проведения виртуальных встреч. Можно создать собственную виртуальную комнату для совещаний, чтобы было удобно общаться с коллегами.
Чтобы получить персонализированный URL-адрес для конференции, необходимо зарегистрироваться. Сервис позволяет с легкостью присоединяться к конференциям или виртуальным собраниям.
- Глобальная аудио и видеосвязь для людей из любой точки мира.
- Обмен мгновенными сообщениями во время видеоконференций.
- Совместное использование экрана и обмен идеями с удаленными командами во время звонков и конференций.
- Обмен документами, изображениями и видео.
Google Meet
Google Meet – сервис для браузерных видеоконференций, в базовой версии которого существуют некоторые ограничения: во встрече могут принимать участие не более 100 участников, максимальная продолжительность встречи составляет 60 минут в день.
Платформа предлагает полезный функционал для удаленной работы, например, отображение субтитров в режиме реального времени, показ экрана и т.д. Однако многие важные инструменты, такие как запись совещаний и разделение конференции на отдельные комнаты, доступны только в платных тарифных планах.
Поскольку видеосвязь происходит в основном в веб-браузере, без установки настольного клиентского программного обеспечения, стабильность и качественное функционирование сервиса зависит от производительности вашего браузера, пропускной способности сети, скорости и качества интернет-соединения.
Возможности:
- Аудио и видеозвонки, где бы вы ни находились.
- Групповые видеоконференции до 250 человек.
- Обмен текстовыми сообщениями, смайликами и файлами в режиме реального времени.
- Демонстрация экрана во время звонков и конференций.
- Запись и сохранение встреч для последующего просмотра.
Какую программу выбрать для онлайн конференций?
Видеоконференции полностью изменили формат ведения бизнеса. Вместо того, чтобы полагаться на бесчисленные цепочки электронных писем, видеоконференции позволяют коллегам взаимодействовать в режиме реального времени, как будто собеседники находятся в одной комнате. Это позволяет оперативно принимать стратегические решения, быстрее выводить продукцию на рынок и быть более конкурентоспособными.
Для проведения небольших семинаров и лекций в фаворитах остаются Skype и Zoom. Можно также присмотреться к Google Meet и FreeConferenceCall, базовый функционал которых позволит вам удачно провести групповую конференцию или планерку.
Для среднего и большого бизнеса лучше всего подойдёт TrueConf, поскольку данное решение предоставляет высокое качество видео и большое количество инструментов для совместной работы, уделяя при этом особое внимание безопасности коммуникаций и пользовательских данных.
