Любая компания в определенный момент времени ищет практичный сервис, который помог бы объединить рабочий коллектив. Крупные предприятия предпочитают общаться через специализированные программные решения, обслуживаемые командой разработчиков. А средние и небольшие организации, у которых есть ограничения по бюджету, часто используют публичные мессенджеры для коммуникации. Однако, это не всегда безопасно и удобно. Поэтому существуют корпоративные чаты, где возможно проводить всю рабочую переписку. Давайте рассмотрим этот инструмент и выясним, как он может быть полезен для вашего бизнеса.
По данным исследования, проведенного A2:Research и Яндекс 360 — 68% работников используют чаты для решения рабочих моментов, при этом 33% не отделяют свои личные и деловые переписки. В результате сообщения иногда перепутываются, и можно случайно отправить отчет родителям, а фото любимого питомца – начальнику. Для упорядочивания деловой коммуникации рекомендуется внедрить корпоративный чат, который представляет собой клиент-серверный мессенджер, используемый во внутренней сети предприятия.
Содержание
Что такое корпоративный чат простыми словами
Корпоративный чат — это специальное средство коммуникации, предназначенное для обмена сообщениями, файлами и информацией между сотрудниками одной компании в рамках рабочего процесса. Корпоративный чат предоставляет сотрудникам удобный и быстрый способ общаться, взаимодействовать и координировать работу внутри компании, тем самым способствует повышению производительности внутри вашей команды.
При использовании публичных мессенджеров или электронной почты возникают проблемы с отсутствием шифрования данных и возможностью администрирования. Это угрожает безопасности, так как ваша конфиденциальная информация может быть доступна злоумышленникам. Однако в корпоративном чате ваши данные хранятся на сервере компании, что минимизирует риск утечки. Кроме того, обычно в них есть возможность настройки доступа для каждого участника удаленной команды администратором и отключения доступа по запросу.
Как работает корпоративный чат и какие у него преимущества
Корпоративный чат функционирует путем интеграции в системы и процессы компании и предоставляет сотрудникам возможность общаться и сотрудничать в режиме реального времени. Некоторые из основных преимуществ использования корпоративного чата на рабочем месте включают в себя:
- Мгновенная передача сообщений. Сотрудники могут обмениваться информацией немедленно, без необходимости ожидать ответа на электронную почту или проводить длительные телефонные звонки. Это способствует более быстрой коммуникации и решению задач в режиме реального времени.
- Деловая коммуникация отделена от личной. Весь обмен сообщениями происходит внутри закрытой системы, что гарантирует конфиденциальность важной для компании информации. Каждый пользователь ясно видит разделение личной переписки от общения в рабочих группах, к которым он имеет доступ. Это упрощает навигацию и обеспечивает эффективное управление перепиской, позволяя сотрудникам сосредоточиться на деловых задачах и избегать путаницы.
- Возможность создания групповых чатов. Сотрудники могут создавать командные чаты для конкретных проектов, подразделений и отделов компании, что упрощает коммуникацию и сотрудничество внутри этих групп. К примеру в отдельных группах, отдел по продажам может делиться информацией о крупных партнерах и успешных сделках, а бухгалтерия может уведомить о времени выплаты заработной платы и т.д. Помимо рабочих обсуждений можно создать чаты для неформального общения с коллегами. Там можно делиться мемами, обсуждать планируемый отпуск, поздравлять с праздниками и т.д. Такая положительная среда способствует укреплению связи в коллективе и особенно полезна для гибридных и удаленных команд.
- Важная информация всегда защищена. Обмен сообщениями осуществляется через защищенный канал связи, доступный только отправителю и получателю внутри корпоративной сети предприятия. Аудио- видеозвонки (при поддержки такой функции в чате) также защищены с помощью сквозного шифрования. Данные о всех коммуникациях находятся на различных защищенных серверах, что гарантирует их безопасность и предотвращает утечку третьим лицам.
- Сохранение истории переписки. Это означает, что все сообщения и файлы, отправленные в чате, сохраняются и доступны для просмотра в любое время. Это полезно для восстановления контекста, поиска информации и отслеживания прогресса работы. Также, сохранение истории переписки может быть полезно для обучения новых сотрудников или анализа прошлых проектов.
- Быстрый поиск контактов в адресной книге. В отличие от других приложений, в корпоративном чате нет необходимости искать пользовательские имена или добавлять людей в контакты перед отправкой сообщения. Сервис автоматически синхронизируется с почтовым ящиком, и все работники отображаются в адресной книге. Поиск коллег по ФИО, никнейму или электронной почте осуществляется легко.
- Удобное общение по рабочим вопросам. В корпоративном чате доступны распространенные способы общения: текстовая переписка, голосовые сообщения и групповые звонки. Выражение эмоций или отклика на опрос возможно с помощью быстрых реакций, которые не мешают процессу общения, в отличие от стикеров и эмодзи.
Все эти преимущества способствуют эффективной коммуникации, продуктивному сотрудничеству и улучшению производительности внутри организации. Корпоративный чат станет незаменимым инструментом для командной работы, особенно в современных организациях, где удаленная работа и виртуальное сотрудничество становятся все более распространенными.
Как начать работать с корпоративным чатом
Итак, вы наконец решили использовать корпоративный чат, но не знаете, с чего начать? Не беспокойтесь, это проще, чем вы думаете!
Первый шаг – найти подходящий инструмент с корпоративным чатом для вашей компании. Вариантов много: от независимых инструментов, например таких как: Труконф, Microsoft Teams, Slack, до более сложных платформ для коллективной работы, таких как: Asana и Trello.
После выбора инструмента остается настроить его и приступить к работе. Убедитесь, что все члены вашей команды присоединены к чату и готовы использовать инструмент. Можно сразу запланировать тренинги или сессии адаптации, чтобы помочь всем быстро освоиться.
В заключении можно сказать, что корпоративный чат изменяет правила игры на рабочем месте, предлагая множество преимуществ для вашей команды. Хотите ли вы увеличить производительность, улучшить сотрудничество или просто упростить общение, корпоративный чат – именно то, что вам нужно!
Так почему бы не попробовать сегодня? Вы с легкостью обнаружите, что ваш рабочий процесс станет более организованным и приятным с помощью удобного инструмента Труконф.
