В эпоху цифровых технологий и постоянного развития средств коммуникации, границы между онлайн и офлайн всё больше стираются. В этой статье мы рассмотрим один из наиболее интересных и актуальных форматов, который объединяет в себе лучшие черты как онлайн, так и офлайн событий – гибридные мероприятия.
Гибридное мероприятие — это формат события, которое сочетает в себе элементы как онлайн, так и офлайн взаимодействия. Это означает, что часть участников присутствует на месте проведения мероприятия в реальном времени, в то время как другие участники присоединяются к мероприятию онлайн через цифровые платформы. Гибридные мероприятия могут проводится в формате конференции, выставки, семинара, тренинга и многих других.
Содержание
Преимущества гибридных мероприятий
Сокращение расходов, которые неизбежны в чистом офлайне
Главным достоинством этого подхода является его экономичность. Несмотря на то, что гибридный формат встреч требует серьезной технической поддержки, расходы для таких мероприятий будут ниже, по сравнению с собраниями на тысячи участников, которые организовываются полностью оффлайн. Гибридные мероприятия снижают затраты на аренду больших помещений для участников, поскольку значительная часть аудитории участвует в мероприятиях онлайн.
Охват большой аудитории
Онлайн формат дает больше возможностей как для организаторов, как для участников, так и для организаторов, поскольку не требует расходов на перелеты, проживание и питание, а также позволяет не менять рабочее расписание под конкретное мероприятие. Гибридные события обеспечивают быстрый доступ к качественному контенту с минимумом временных и финансовых затрат для участников.
Данные участников
Информацию о посетителях, которую организаторы получают при регистрации на гибридные мероприятия, можно использовать в дальнейшем при планировании событий. С разрешения участников, организаторы могут отправлять им информационные рассылки, активно поддерживать их интерес к предстоящим событиям, а также предлагать другие продукты.
Экологичность
Проведение офлайн-мероприятий обычно связано с использованием большого количества бумажных материалов (например, распечатки, буклеты и т.д.) и пластиковых изделий (стаканы для напитков, столовые приборы, тарелки, обложки для бейджей, пакеты и т.д.). Это создает значительную экологическую нагрузку. Следовательно, чем меньше людей участвуют в событии лично, тем меньше вероятности столкнуться с кучей отходов после его завершения.
Есть ли недостатки у гибридных мероприятий?
На счет минусов тут все неоднозначно, потому что основной недостаток гибридных мероприятий — это в то же время и их преимущество, а именно возможность виртуального взаимодействия с участниками на расстоянии.
Но нужно быть готовым к организационным вопросам, ведь проработать надо два канала приглашений для участников (оффлайн и онлайн), подготовить с технической стороны обе площадки, привлечь больше специалистов для успешного проведения мероприятия.
Также не стоит забывать и про риски, которые тоже умножаются на два. В случае прекращения подачи электроэнергии или сбоя интернет-соединения, участники мероприятия, присутствующие на месте, так же как и онлайн-аудитория, лишатся возможности участвовать в событии. Кроме того, организаторы должны учитывать и возможные технические неполадки оборудования, которые могут возникнуть при проведении гибридных мероприятий. Например, может пропасть звук в колонках или видео на мониторе и это вызовет сложности как для участников на месте, так и для онлайн-аудитории.
На что стоит обратить внимание при подготовке гибридного мероприятия
Важно учесть ключевые моменты при планировании гибридных собраний:
- Качество звука. Все участники события должны без проблем слышать голос ведущего без задержек, что обуславливает необходимость использования высококачественного оборудования для трансляции.
- Подключение к интернету. Скорость передачи данных через интернет является ключевым фактором для качества онлайн-трансляции, которую будет смотреть большинство участников гибридного ивента. Убедитесь, что ваш провайдер может обеспечить стабильный и быстрый интернет, чтобы избежать технических проблем во время трансляции.
- Предварительная проверка. Тестирование техники и программного обеспечения за несколько дней до события позволит обнаружить и исправить возможные технические проблемы заранее.
- Взаимодействие с двумя аудиториями. Ведущие должны общаться не только с аудиторией на месте, но и с онлайн-зрителями. Спикеры обращаются к двум категориям зрителей, поэтому им следует время от времени задавать вопросы, смотря непосредственно в объектив камеры.
- Модератор. Для проведения гибридного события понадобится несколько модераторов: для офлайн-площадки и для онлайна. Еще важно учесть, что потоков, как и студий, может быть несколько, поэтому стоит рассчитывать, что вести программу можно параллельно из нескольких мест, если это масштабное событие.
- Подарки. Проявите внимание там, где его не ожидают: отправьте участникам подарочные комплекты. Это могут быть памятные подарки, напитки, кондитерские изделия или необходимые распечатанные материалы, которые точно пригодятся в работе.
- Отзывы. После проведения события не забывайте собирать обратную связь — организовывайте опросы, глубокие беседы, запрашивайте ответы на вопросы в анкетах. Это поможет вам в дальнейшем исправить все недочеты и понять, движетесь ли вы в правильном направлении.
Предлагаем также ознакомится с Чек-листом организатора гибридных мероприятий на платформе TrueConf
Примеры успешно проведенных гибридных мероприятий
Гибридные мероприятия стали главной тенденцией в сфере событийной индустрии, сочетая в себе преимущества как лицом к лицу, так и виртуальных собраний. Рассмотрим несколько примеров успешно проведенных гибридных мероприятий, демонстрирующие их эффективность и универсальность.
1. Технологический Саммит Global Tech 2023
Это мероприятие привлекло более 50 000 участников из всего мира, предлагая смесь виртуальных и физических сессий. Цифровая платформа позволила участникам взаимодействовать с докладчиками в реальном времени, а также предоставила доступ к записям сессий после их завершения.
2. Международный Фестиваль Искусств ArtFusion 2023
Фестиваль представил уникальный гибридный формат, включающий в себя живые выставки в различных городах и виртуальные галереи. Это позволило людям из разных уголков планеты посетить фестиваль, не покидая свой дом.
3. Конференция по Устойчивому Развитию GreenFuture 2023
Эта конференция предложила уникальную возможность для обсуждения вопросов устойчивого развития. Участники могли присутствовать на месте или участвовать виртуально, что позволило собрать идеи и взгляды из разных частей мира.
4. Apple Worldwide Developers Conference (WWDC)
Это ежегодное мероприятие, которое обычно привлекает тысячи участников, было успешно проведено в гибридном формате в 2020 году, предлагая онлайн-трансляции и интерактивное взаимодействие с участниками.
5. Видео+Конференция 2023
Стала крупнейшей площадкой для дискуссий и обмена знаниями между IT-фирмами и клиентами цифровых коммуникационных продуктов и услуг. Событие собрало лидеров российского сектора видеоконференций, менеджеров и специалистов IT-секторов из госкорпораций, бизнеса, промышленности, образовательных и медицинских учреждений, а также системных интеграторов и инженеров аудио- и видеосистем. Мероприятие собрало более 300 профессионалов ИТ-отрасли и 24 компании на площадке в Москве, а также свыше 1500 участников, подключившихся удаленно.
6. Международный музыкальный фестиваль Ural Music Night 2023
Это крупнейший музыкальный фестиваль России, прошедший в Екатеринбурге. Всемирно известные артисты и молодые музыканты исполняли свою музыку для всех и для каждого. На 100 сценах выступили 3000 музыкантов из десятков городов РФ и не только. Мероприятие посетило более 300 000 гостей. А те, кто не смог лично присутствовать, смотрели онлайн трансляцию фестиваля в прямом эфире аж с 11 камер, установленных по всему городу.
7. Российский фестиваль анимационного кино 2022
Это ключевое мероприятие для всех участников этого направления искусства, проведенное в смешанном формате. Различные творческие профессионалы: режиссеры, аниматоры, художники; участники конкурса, члены жюри и специальные гости традиционно встретились в Суздале, Владимирская область. В то же время, зрители и профессионалы анимации могли насладиться просмотром новых анимационных фильмов и событий в прямом эфире. Трансляции шли 9 дней, и бесплатная регистрация была открыта для всех пользователей интернета из РФ и стран СНГ.
Будущее гибридных мероприятий: тренды и перспективы
Гибридные мероприятия продолжают набирать обороты и вполне ожидаемо, что этот тренд будет только усиливаться в ближайшие годы. Совершенствование технологий будет играть ключевую роль в развитии гибридных мероприятий, поскольку оно обеспечивает более плавное и вовлекающее взаимодействие между онлайн и офлайн участниками.
Одним из главных трендов является использование виртуальной и дополненной реальности. Эти технологии могут обеспечить более глубокое и реалистичное взаимодействие для онлайн-участников, позволяя им “почувствовать” атмосферу места проведения мероприятия.
Также ожидается, что искусственный интеллект и машинное обучение будут все больше внедряться в гибридные мероприятия. Они могут помочь автоматизировать некоторые процессы, такие как регистрация, сетевое взаимодействие и персонализация контента для каждого участника.
В целом, будущее гибридных мероприятий выглядит ярким и полным возможностей. Гибридный формат показал, что может давать большое количество регистраций участников и посещений платформы, широкий охват, значительно снижает затраты на логистику спикеров, аренду помещений, оплату кейтеринга и технического райдера для артистов. Гибридные ивенты предлагают уникальный способ создать мощное и вовлекающее взаимодействие, сочетающее в себе лучшие элементы виртуальных и физических мероприятий.
