Рынок труда постоянно меняется и все большее число компаний нанимают работников со всех уголков мира, общаясь с ними через приложения для дистанционной работы. Пандемия COVID-19 лишь способствовала ускорению процесса цифрового преобразования в бизнесе, поскольку многие компании были вынуждены перевести свои офисы в виртуальный формат из-за изоляции. Однако организация эффективной удаленной работы – это непростая задача, особенно если сотрудники уже привыкли к традиционному типу работы.
Наш обзор включает в себя полезные приложения и программы для управления и мониторинга работы сотрудников на расстоянии, а также инструменты для коллективной работы над документами и проектами.
Подборка полезных инструментов для дистанционной работы
1. Менеджер проектов: Trello
Trello — это онлайн-сервис, разработанный для отслеживания и управления проектами. Платформа позволяет назначать задачи между отдельными участниками или всей командой, а также определять временные рамки для реализации проектов. Рабочие доски можно отсортировать по категориям, таким как «планируется», «выполняется», «готово» и т.д. Пользователи имеют возможность обмениваться файлами и сообщениями, формировать отдельные группы и обсуждения. Рабочий интерфейс платформы прост и интуитивно понятен, так что каждый новый член команды сможет быстро присоединиться к процессу без необходимости дополнительного обучения.
Trello в бесплатной версии предлагает все базовые функции для управления рабочим пространством и дает возможность приглашать неограниченное число участников к поставленным задачам. Платная версия будет необходима, если вы планируете поменять тему дизайна или добавить автоматизированные процессы. Сервис доступен в онлайн режиме через браузеры, а также в виде приложения для смартфона.
Какие платформы поддерживаются: Web, Windows, macOS, Android, iOS.
2. Удаленное наблюдение: TeamViewer
TeamViewer — это широко используемое программное обеспечение, предназначенное для удаленного доступа к компьютерам и другим устройствам через интернет. Оно совместимо со всеми популярными операционными системами и мобильными версиями. Инструмент позволяет не только получить доступ к устройству, но также может быть использован для контроля и поддержки его работоспособности.
Кроме того, TeamViewer дает возможность обмениваться файлами, позволяет совместно работать на мобильных устройствах, предоставляет настройки для удаленной печати и мониторинга действий пользователей на других ПК. Приложение гарантирует надежную защиту от кибератак и с точки зрения удобства использования, качества и скорости связи, является одним из лучших инструментов для дистанционного контроля сотрудников.
Какие платформы поддерживаются: Windows, Linux, macOS, Android, iOS.
3. Корпоративная видеосвязь и чат: TrueConf
Труконф инструмент для организации корпоративного общения, который предлагает различные методы коммуникации между коллегами. Он позволяет организовывать аудио- и видеоконференции, вебинары, а также обмениваться текстовыми сообщениями и файлами. В приложении доступна запись видеоконференции и демонстрация экрана для всех участников встречи.
Используя бесплатную версию можно подключить до 50 онлайн-пользователей. Защита личных данных и безопасность общения гарантированы благодаря серверному размещению, таким образом обеспечивается безопасная совместная работа внутри корпоративный сети. Также стоит отметить, что программа входит в Единый реестр отечественного ПО.
Пользовательский интерфейс TrueConf прост в использовании и интуитивно понятен, предоставляя возможность общения как со всей рабочей командой, так и с отдельными ее участниками. Можно легко настраивать раскладки участников в пару кликов. В чатах можно создавать тематические группы и общаться только с выбранными пользователями.
Какие платформы поддерживаются: Web, Windows, Linux, macOS, Android, iOS, AndroidTV.
4. Совместная работа с документами: Google Docs
Google Docs облегчает создание документов в онлайн-формате и дает возможность предоставить общий доступ для совместного чтения и редактирования. Этот инструмент может служить как обычным текстовым редактор, так и полноценной альтернативой платным офисным пакетам, таким как Excel или Word.
При внезапном отключении компьютера риск потери данных исключен, так как все изменения в документе сохраняются автоматически. Используя дополнительные плагины, функционал можно усовершенствовать: добавить возможность работы в офлайн-режиме, функции копирования и вставки текста, внедрения диаграмм и других визуальных элементов. Сервис доступен онлайн и в виде приложения для Android и iOS, что позволяет синхронизировать аккаунты и вносить изменения в документы на ходу, даже без доступа к интернету.
Какие платформы поддерживаются: Web, Android, iOS.
5. Сервис для работы с PDF: Acrobat Pro DC
Acrobat Pro DC представляет собой инструмент для работы с PDF-файлами, который позволяет создавать, редактировать, подписывать и конвертировать документы прямо на вашем устройстве. Этот сервис может служить как надежный инструмент для работы с PDF, так и полноценной альтернативой другим решениям.
Все изменения в документе автоматически сохраняются, устраняя вероятность потери данных в случае неожиданного выключения устройства. С помощью дополнительных функций можно расширить возможности: создать заполненные формы, добавить электронные подписи, преобразовать PDF в другие форматы и многое другое. Acrobat Pro DC доступен для работы через браузеры и в виде приложения на Android и iOS, таким образом можно синхронизировать аккаунты и редактировать документы в реальном времени, даже без доступа к интернету.
Какие платформы поддерживаются: Web, Windows, macOS, Android, iOS.
6. Тайм-менеджмент: Timely
Timely — это сервис для мониторинга рабочего времени команд, работающих в удаленном режиме. Он позволяет создавать дневное расписание, устанавливать сроки выполнения задач. Все действия пользователей отображаются на панели управления в реальном времени. Программа отслеживает отработанные и пропущенные часы, учитывает сверхурочное время, формирует отчеты и добавляет важные события в расписание. Также предусмотрена функция планирования бюджета для всего проекта или каждой задачи по отдельности. Timely совместим с множеством платформ, включая полный набор продуктов Adobe, CMS-системы для ведения блогов, офисные приложения Google и множество других интернет-приложений.
Для старта работы с Timely вам необходимо подключить к нему сервисы, которые используются вашими сотрудниками, такие как Trello, Asana или Todoist. После этого Timely начнет анализировать взаимодействие с задачами и представлять результаты работы коллег в виде временной шкалы.
Какие платформы поддерживаются: Web, Windows, macOS, Android, iOS.
7. Автоматизация процессов: Zapier
Zapier – это платформа, которая способствует автоматизации повседневных операций. Она интегрируется с сервисами, которые вы используете в работе, и предлагает настройку разнообразных сценариев их взаимодействия. Например, можно интегрировать Gmail и Trello таким образом, чтобы входящие письма автоматически преобразовывались в новые задачи.
Вместо того, чтобы постоянно переключаться между различными платформами, вы можете собрать их все в одном месте, что ускорит ваш процесс работы. Zapier интегрирует все необходимые инструменты для дистанционной работы и обеспечивает обмен данными между ними. Пользователи имеют возможность формировать рабочие команды, распределять задачи между сотрудниками, устанавливать их роли и делиться итогами выполненной работы.
Какие платформы поддерживаются: Web.
8. Приложение для записи экрана: Экранная Камера
Экранная Камера может стать прекрасным решением если вам требуется записать рабочий процесс с экрана ПК и ноутбука или создать визуальную инструкцию для коллег по работе. Это программное обеспечение позволяет записывать видео со звуком с экрана вашего компьютера, редактировать его с помощью встроенного редактора, добавлять аннотации и озвучивать комментарии.
Это позволяет создавать видеоуроки всего за несколько минут. Идеальное решение, если в вашем виртуальном офисе трудятся сотрудники из различных временных зон, которые не способны быть в сети одновременно с остальной командой. Просто создавайте видеоинструкции, загружайте их на хостинг, отправляйте по электронной почте или через мессенджер. Также инструмент подходит для создания видеоотчета о проделанной работе и отправки его своему руководителю.
Какие платформы поддерживаются: Windows.
9. Сервис для хранения паролей: LastPass
LastPass предлагает возможность создавать и хранить сложные пароли, а также помнить эти защищенные пароли на разных веб-сайтах и устройствах. Инструмент предназначен для бизнес-использования, обеспечивая защиту паролей и точек доступа к аутентификации с использованием современных средств проверки личности.
В контексте дистанционного бизнеса часто приходится иметь дело с множеством различных веб-сайтов и инструментов. В таких условиях можно легко потерять из виду недавно произведенное изменение пароля. Инструмент хранит все ваши пароли на своих серверах и автоматически вводит их, когда вы посещаете соответствующий ресурс. Это также удобно в случае, когда необходим единый доступ к корпоративным серверам. Пользователи имеют возможность сортировать сайты, добавлять заметки и напоминания для каждого пароля, а также назначать роли сотрудникам и контролировать доступ к данным.
Какие платформы поддерживаются: Web.
10. Инструмент для создания скриншотов: LightShot
LightShot – это инструмент для создания скриншотов, с помощью которого можно легко выбрать и захватить любую область вашего экрана, а затем использовать интегрированные инструменты для редактирования изображения.
Приложение заменяет стандартную функцию кнопки PrtScr и активируется при ее нажатии. Пользователь может щелкнуть и выделить нужную ему область экрана. После выбора области появляется набор кнопок для выполнения различных операций с изображением (добавления аннотаций, подчеркивания, стрелок или текста). Доступные функции включают редактирование, сохранение, копирование в буфер обмена и публикацию в Интернет, в том числе в социальные сети. Также предусмотрена возможность сохранения снимка на жесткий диск. Можно использовать версию для компьютера, веб-сайт или браузерное расширение.
Какие платформы поддерживаются: Web, Windows, macOS.
Заключение
Правильный подбор инструментов для удаленной работы играет решающую роль в эффективности и продуктивности рабочего процесса. Использование современных технологий и программных решений не только облегчает коммуникацию и координацию задач среди удаленных команд, но также способствует улучшению качества работы, автоматизации рутинных задач и оптимизации времени. Это помогает поддерживать порядок и организацию, упрощают совместную работу над проектами и обеспечивают надежную защиту рабочих данных.
В конечном итоге, выбор полезных инструментов для работы на дистанции – это инвестиция в продуктивность и успешность вашего бизнеса. Поэтому важно уделить время для исследования и выбора наиболее подходящих инструментов, которые лучше всего подходят для ваших конкретных нужд и целей.
