Как создать конференцию TrueConf для события Outlook

Компанией TrueConf была разработана надстройка для Outlook, позволяющая создавать конференции прямо из интерфейса почтового клиента. Существуют 2 версии надстройки: настольная и веб-версия. Они отличаются функционалом, внешним видом и способом установки. При этом настольная версия предоставляет больше возможностей и в отличие от веб-версии позволяет:

• создавать конференции с любым типом запуска, в то время как в веб-версии можно создать только виртуальную комнату;
• создавать конференции с комнатами ожидания.

Об особенностях установки каждой из надстроек вы можете прочитать в другой статье нашей базы знаний. В данной же статье мы расскажем о том, как ими пользоваться.

Инструкция по установке надстройки

Прежде всего вам понадобятся

• личная или корпоративная учётная запись Outlook;
• аккаунт на корпоративном TrueConf Server (облачный сервис TrueConf Online не поддерживается).

Данная надстройка совместима с версиями Outlook 2016 и выше, а также с веб-версией Outlook 365.

Использование настольной версии надстройки

Создание конференции

Для того чтобы создать конференцию в событии Outlook, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в календарь Outlook и выберите день, на который хотите запланировать событие дважды кликнув по нему мышкой:

   

2. Откроется окно создания события. На его панели управления нажмите кнопку Новая конференция:

   

   Также есть быстрый способ создать событие и соответствующую ему конференцию для сегодняшнего дня, не переходя в календарь. В этом случае просто нажмите кнопку Новая конференция находясь на главном экране Outlook:

   

3. Откроется окно создания события Outlook, а в центре экрана отобразится окно надстройки. При первом использовании потребуется подключиться к вашему TrueConf Server. Введите адрес сервера в соответствующее поле и нажмите Подключиться:

   

4. Авторизуйтесь на TrueConf Server. Способ авторизации зависит от настроек сервера, всего существует несколько способов. Мы продемонстрируем авторизацию по логину и паролю.

   Введите свои авторизационные данные и нажмите Войти. Если активировать опцию Запомнить меня, то вам не потребуется авторизовываться каждый раз при использовании надстройки.

   

5. Выберите тип конференции и нажмите Далее:

   

6. Откроется меню настройки конференции, где вы сможете:
   • указать название конференции и выбрать её режим;
   • настроить тип запуска конференции (по умолчанию создаётся виртуальная комната);
   • задать PIN-код конференции;
   • настроить отправку участников в комнату ожидания при входе;
   • активировать запись конференции на сервере;
   • настроить отключение микрофонов и камер участников при подключении к конференции;
   • для публичной конференции (вебинара): задать разрешения гостей конференции.

   

   На типе запуска конференции стоит остановиться подробнее. За его настройку отвечает флажок Виртуальная комната. Если он активирован, то созданная конференция будет доступна в любой момент, когда бы вы не захотели к ней подключиться. Если же данный флажок не отмечен, то создастся запланированная конференция, а время её запуска будет взято из соответствующего поля в меню настройки события Outlook (показано на скриншоте ниже):

   

   Вы можете настроить повтор запланированного события. Для этого нажмите кнопку на панели управления. Откроется окно, где помимо повтора можно указать время начала/конца события и его продолжительность:

   

   Если вы указали тему события, то она станет названием конференции. Иначе название, данное конференции, станет темой события Outlook.

7. После окончания настройки конференции нажмите кнопку Создать:

   

8. Конференция будет создана и информация о ней добавится в событие Outlook после ранее добавленного описания:

   

   В разделе TrueConf на панели управления событием появятся кнопки для редактирования и удаления конференции.

9. При создании конференции произойдёт автоматическое сохранение события Outlook, поэтому после завершения работы достаточно просто закрыть окно настроек.

Редактирование конференции

После создания конференции её, при необходимости, можно будет отредактировать. Для этого:

1. Войдите в календарь Outlook и сделайте двойной клик на событии с нужной конференцией:

   

2. Нажмите кнопку Изменить настройки на панели управления событием:

   

3. Появится окно надстройки, в котором вы сможете отредактировать конференцию. По завершении редактирования нажмите кнопку Обновить.
   Не все параметры конференции редактируются через интерфейс надстройки. Как было сказано выше, тема события станет названием созданной для него конференции, поэтому чтобы отредактировать название конференции необходимо изменить тему события. Аналогично, для того чтобы изменить время запуска запланированной конференции достаточно изменить значение поля Время начала в окне настройки события Outlook.

   Однако стоит помнить, что если изменить время начала на прошедшее, то оно будет сохранено для события Outlook, но не для конференции TrueConf: для неё время останется прежним, так как запланированная конференция не может запуститься в прошедшем времени.

   

4. По окончании редактирования события сохраните изменения любым удобным способом. Например, нажав комбинацию клавиш Ctrl + S на клавиатуре. Затем закройте окно настройки события Outlook.
   Обратите внимание, что если при редактировании конференции вы добавили, изменили или удалили PIN-код, то изменения будут отражены в тексте описания события.

Удаление конференции

Созданную конференцию можно удалить. Чтобы это сделать:

1. Перейдите в окно настройки события, как это показано в шаге 1 из предыдущего подраздела.
2. Нажмите кнопку Отменить встречу на панели управления событием:

   

3. В подтверждающем окне нажмите Удалить:

   

Конференция полностью удалится: как в событии Outlook, так и на сервере видеосвязи. При этом удалится и приглашение на конференцию из описания события, а остальной текст там останется.

Если требуется удалить конференцию вместе с соответствующим Outlook-событием, то есть более простой способ: перейдите в календарь Outlook, правой кнопкой мыши нажмите на событии, которое хотите удалить, и в появившемся меню выберите Отменить собрание.

Дополнительные возможности

После установки надстройки на вкладке Главная в меню управления Outlook появляется раздел TrueConf с несколькими элементами управления. Помимо кнопки создания конференции здесь содержатся:

1. кнопка для авторизации на TrueConf Server (если авторизоваться заранее, то этого не придётся делать при использовании надстройки);
2. кнопка для получения информации о надстройке.

Использование веб-версии надстройки

Создание конференции

Для добавления конференции к событию Outlook, выполните следующие шаги:

1. Войдите в календарь Outlook.

   

2. Выберите день, на который хотите запланировать событие, двойным кликом по нужной дате.
3. Откроется окно добавления события. В меню настроек нажмите кнопку Собрание TrueConf. (Если данная кнопка отсутствует – ознакомьтесь с инструкцией по установке надстройки).

   

4. Справа появится панель надстройки TrueConf. При первом использовании вам потребуется ввести адрес корпоративного TrueConf Server.

   

5. Затем авторизуйтесь под своей учётной записью.
   Как уже было сказано, способ авторизации клиентов зависит от настроек сервера, однако веб-версия надстройки на данный момент поддерживает только авторизацию по логину и паролю.

   

6. Выберите тип конференции.

   

7. Откроется меню настройки, где вы сможете:
   • выбрать режим конференции;
   • настроить PIN-код для вашей конференции;
   • включить запись конференции;
   • задать настройки подключения участников и использования ими оборудования;
   • настроить разрешения для гостей (при создании публичной конференции).

   

   Веб-версия надстройки предлагает меньше возможностей, чем настольная, поэтому здесь вы не сможете:

   • настроить отправку пользователей, подключающихся к конференции, в комнату ожидания;
   • задать тип запуска конференции (в веб-версии всегда будет создаваться виртуальная комната).
8. Укажите тему события.
   Тему события обязательно необходимо указать. В противном случае для него не получится создать конференцию.

   

9. Чтобы сохранить изменения, нажмите на кнопку Новое собрание TrueConf.

   

10. Ваша конференция TrueConf будет создана и данные о ней добавятся в событие Outlook.

    

    После создания мероприятия TrueConf в меню надстройки появятся 2 кнопки для редактирования или удаления конференции.

11. Сохраните событие в календаре Outlook, нажав на кнопку Сохранить и закрыть.

    

Редактирование конференции

После создания конференции её, при необходимости, можно будет отредактировать. Для этого:

1. Войдите в календарь Outlook и дважды кликните по событию, конференцию в котором вы хотите отредактировать.

   

2. В открывшемся окне настройки события нажмите на кнопку Собрание TrueConf.

   

3. Справа появится панель надстройки TrueConf. При запросе авторизационных данных войдите под своим аккаунтом на корпоративном TrueConf Server.
4. Откроется меню настройки конференции, в котором вы сможете изменить необходимые параметры.

   

5. После завершения редактирования конференции нажмите на кнопку Обновить.

   

6. Сохраните отредактированное событие, нажав на кнопку Сохранить и закрыть.

   

Удаление конференции

Созданную конференцию можно удалить. Чтобы это сделать:

1. Перейдите к конференции в нужном событии, как показано в шагах 1-3 подраздела о редактировании мероприятия.
2. Нажмите на кнопку Удалить в меню надстройки.

   

3. В появившемся окне нажмите на кнопку Удалить.

   

4. Ваша конференция будет удалена из события и с сервера видеоконференцсвязи.
   При удалении конференции описание события Outlook будет полностью очищено.
5. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть, чтобы выйти из окна настройки события.