Работа с календарем

Планирование события в Outlook

Планирование события происходит при помощи вашего корпоративного календаря, это может быть настольное приложение (например, Microsoft Outlook) или его веб-версия в браузере.

1. Нажмите (в веб-интерфейсе: → ).

2. Нажмите правой кнопкой мыши (ПКМ) на нужной дате и выберите .

3. Откроется интерфейс создания встречи, где вы можете:

   • указать свой статус во время встречи, который будет показан для пользователей Microsoft Exchange;

   • создать напоминание;

   • указать название мероприятия;

   • указать время проведения и настроить повторение мероприятия;

   • указать дополнительные сведения о мероприятии.

   Также вы можете указать место проведения мероприятия, которое может быть связано с физическим помещением, для этого оборудование переговорной комнаты стоит указать как ресурсный почтовый ящик на стороне Microsoft Exchange. Подробнее ресурсные почтовые ящики описаны на .

4. Добавьте участников события нажав (в веб-интерфейсе: ). В интерфейсе Microsoft Outlook пользователей можно разделить на категории присутствия и , данная информация будет отражена в клиентском приложении . Данные статусы являются формальностью. Конференция автоматически начнётся, вне зависимости, подключились ли Обязательные участники или нет.

   Для отображения события в календаре клиентского приложения , пользователь указанный в должен быть в списке приглашённых или создателем мероприятия.

5. Нажмите для создания мероприятия.

После создания мероприятие сразу же отобразится в календаре клиентского приложения участников мероприятия:

События с серым индикатором слева означает, что для данного события не запланирована конференция .

Нажмите по названию мероприятия чтобы увидеть подробности:

• название мероприятия;

• ваш ответ на запрос участия;

• время и дата проведения;

• дополнительные сведения;

• список участников с ответами на запрос участия.

Событие с конференцией

Для создания событий с конференциями необходимо .

Если вы являетесь администратором Microsoft Exchange, воспользуйтесь .

Чтобы событие календаря было привязано к конференции, во время создания нажмите кнопку , после чего откроется меню плагина для создания мероприятия:

• укажите тип – или ;

• выберите режим:

  • ;
  • ;
  • ;
  • .

• при необходимости задайте параметры в разделах и .

Нажмите , после чего событие Microsoft Exchange будет связано с конференцией.

Событие с привязанной конференцией будет отмечаться бирюзовым индикатором.

Справа от названия будет доступна кнопка .

Редактирование конференций

Редактировать конференцию можно из личного кабинета пользователя, если он как участник : является владельцем, ведущим или оператором. Подробнее о том, как изменять настройки конференции, вы можете узнать из .

Вы также можете редактировать настройки мероприятия в плагине для Outlook напрямую, для этого после изменения настроек нажмите кнопку .

Делегирование прав владельца

поддерживает делегирование прав владельца события другому пользователю. Это позволяет создавать события в Microsoft Exchange от вашего имени. В роли делегированного лица может выступать ваш личный секретарь или помощник.

Секретарь создаёт событие в календаре Microsoft Exchange, приглашает участников и назначает дату проведения. Вам остаётся лишь принять участие во встрече. В деталях события вы указаны как организатор. Приглашённые пользователи не будут знать, что событие было создано секретарём.

Как передать права на свой календарь в веб-версии Microsoft Outlook:

1. Перейдите на вкладку ;

2. Слева, в боковом меню нажмите ПКМ по своему календарю и выберите ;

3. Укажите электронную почту пользователя, которому хотите предоставить доступ к календарю.

4. В списке прав выберите и нажмите .

Теперь делегированный пользователь имеет доступ к вашему календарю и сможет создавать события от вашего имени.

Перенос мероприятий

Если вы являетесь организатором события вы можете быстро сменить дату проведения. В корпоративном календаре выберите мероприятие и перенести на другую дату зажав его левой кнопкой мыши (ЛКМ).

Повторяющееся событие

Вы можете настроить параметры повторения для частых событий. Для этого во время создания или редактирования нажмите , после чего откроется меню с возможностями:

• повторять ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно;

• указать очередность повторений, например: повторять раз в две недели;

• задать предел повторения: до определённой даты, количество повторений или без ограничений.

Ниже представлено мероприятие с повторением: каждую неделю по понедельникам.

Отмена события

Если на стороне корпоративного календаря отменить событие где среди приглашённых участников был пользователь из , то оно будет отмечено как .

Работа с событиями в планировщике TrueConf Server

После настройки интеграции версии 2.0+ у пользователя сохраняется возможность создания, редактирования и удаления событий прямо из интерфейса планировщика (календаря) . Планировщик доступен как в , так и в .

Чтобы создать событие с конференцией, в планировщике нажмите :

После чего вы увидите окно с расширенными настройками конференции для создания события на стороне корпоративного календаря Microsoft Exchange:

Укажите все необходимые параметры и нажмите кнопку в правом нижнем углу. Теперь все участники увидят это событие в календаре Outlook или своего приложения .

При удалении из календаря события с повторениями (цепочки событий) удалится вся цепочка. Если требуется удалить только конкретное событие, то надо использовать Outlook.