Оперативная миграция с Microsoft Teams и Skype for Business

Блог

Вернуться

Что такое онлайн конференция?

31.07.2022
Алина Крюкова

Алина Крюкова

Категории: Обзоры

Что такое онлайн конференция?

Онлайн конференция – это технология, обеспечивающая связь в реальном времени между двумя или несколькими людьми, независимо от их местонахождения. Участники могут слышать и видеть друг друга, обмениваться документами и медиафайлами, общаться в личных и групповых чатах. Всё, что необходимо для организации такого сеанса связи — это ПК, ноутбук или планшет, подключенный к Интернету, а также специальное аппаратное и программное обеспечение.

Онлайн конференции сегодня используются во многих сферах нашей жизни. Помимо бизнеса, технологию активно используют для дистанционного обучения, телемедицины, банков и государственного сектора.

Как организовать онлайн конференцию?

Прежде чем приступать к организации онлайн встречи, следует:

  • Определить цель собрания
  • Подобрать подходящую платформу, которая сможет справиться с предстоящими коммуникационными задачами.
  • Продумать повестку дня, план обсуждения и ключевые моменты
  • Определиться со списком участников, назначить удобную дату и время мероприятия, а также разослать приглашение на встречу нужным людям.

Онлайн конференции особенно актуальны для компаний, имеющих несколько филиалов или представительств. Ведь сотрудники могут обсуждать текущие задачи и проблемы, не выходя из офиса, что значительно экономит их время и снижает корпоративные затраты. Кроме того, в онлайн пространстве вы сможете проводить вдвое больше встреч, чем в традиционном формате, а также привлекать новых клиентов из разных частей страны или даже всего мира.

Преимущества онлайн конференций

Всё больше организаций выбирают видеоконференции в качестве основного инструмента коммуникации давайте рассмотрим плюсы онлайн конференций:

  1. Пример организации онлайн конференции в ТруконфЭкономия времени и средств. Конференции предлагают удобство и комфорт. Участникам онлайн встречи не нужно тратить время и деньги на поездки, чтобы встретиться с коллегами, клиентами или деловыми партнерами. Компания экономит деньги, так как нет необходимости платить за трансферы и гостиницы. Подключится к конференции можно с любого удобного устройства и из любой точки мира.
  2. Эффективная совместная работа. Видеоконференции упрощают работу международных компаний. Современные программы часто предлагают расширенные возможности для совместной работы, например, захват контента или управление удаленным рабочим столом, которые позволяют коллегам сотрудничать в разы эффективнее. Сотрудники могут проводить большие собрания с десятками участников одновременно. Это особенно полезно для проведения тренингов и другого обучения как работников офиса, так и заграничных коллег, которые, зачастую, работают из дома.
  3. Обучение сотрудников онлайн. Технология видеоконференцсвязи также чрезвычайно полезна в образовательных целях, например, для проведения курсов по повышению квалификации, обучающих тренингов и вебинаров.

Таким образом, видеосвязь не только помогает вашему бизнесу наладить корпоративную коммуникацию, но и позволяет охватить более широкую аудиторию, привлекая иностранных партнеров, клиентов и сотрудников.

Скачать бесплатно

Как организовать большую онлайн-конференцию?

Если вы хотите, чтобы пришло больше людей, сосредоточьтесь на общении, организации помощников и составлении объявлений. Ниже мы описали 12 шагов, которые помогут вам организовать конференцию.

Шаг 1. Программа конференции

При планировании конференции важно тщательно продумать, какими будут аудитория и основная цель конференции. Как только это выяснится, необходимо глубже продумать потенциальные темы, которые заинтересуют и привлекут людей. Мозговой штурм и опрос помогут создать интересную программу конференции, которая охватит актуальные темы, интересные аудитории.

Чтобы удержать и заинтересовать аудиторию, важно иметь хорошо продуманную структуру выступлений. Она должна быть понятной, привлекательной и запоминающейся.

Сделайте свое мероприятие еще более увлекательным, добавив интерактивные элементы, такие как игры, конкурсы, розыгрыши и опросы! Это поможет гостям оставаться заинтересованными на протяжении всей конференции. Кроме того, с интерактивными элементами у вас будет больше возможностей собрать обратную связь от участников, которые можно использовать для улучшения будущих мероприятий.

Показывайте, а не рассказывайте — это поможет аудитории лучше понять и визуализировать информацию. Вместо того, чтобы просто рассказывать людям, что происходит, постарайтесь, чтобы выступающие на вашем мероприятии вызывали эмоции и увлекали аудиторию. Чтобы сделать сложную информацию более понятной можно использовать инфографику. Она позволяет быстро и эффективно передать данные в визуально привлекательной форме. Кроме того, инфографику с большей вероятностью будут публиковать в социальных сетях, что позволит вам распространять информацию о своем мероприятии.

Шаг 2. Пора собирать людей! Найдите тех, кто поможет воплотить идеи в реальность

собрать людей вместе

  1. Ведущий — на нем работа по обеспечению бесперебойной работы сессий и яркому представлению спикеров.
  2. Координатор — похож на помощника модератора, поддерживает порядок в чатах и следит за тем, чтобы все знали, что происходит.
  3. Технические администраторы — позаботятся о том, чтобы конференция выглядела и звучала великолепно.
  4. Хронометрист — следит за временем выступлений и перерывов.
  5. Главный организатор — защищает конференцию от хаоса и спасает в непредвиденных ситуациях.

Кроме того, вам понадобятся копирайтер, дизайнер, специалист по рекламе и мерчандайзер.

Шаг 3. Составьте расписание и назначьте задачи

Четкие сроки позволяют легко отслеживать прогресс. Запланируйте встречу с командой и заведите общую Excel таблицу, где будет видно, что уже сделано и что требует доработки.

Шаг 4. Начните искать спикеров за два месяца до мероприятия

Можно искать внешних спикеров или готовить своих специалистов. Желательно, чтобы у каждого из них был опыт создания презентаций и выступлений онлайн. Доклад разрабатывает сам спикер.

Не нужно нанимать суперзвезд — можно нанять экспертов без больших затрат. Ищите профессионалов в своей области! Предложите лояльную аудиторию и символический подарок, либо небольшую сумму денег. Главное, чтобы мотивация спикера к выступлению была не единственно финансовой.

Шаг 5. Запустите лэндинг для регистрации на конференцию

Пришло время обсудить особенности посадочной страницы и добавить несколько привлекательных, согласованных фотографий спикеров.

Можно разнообразить страницу расширенными функциями, которые позволят не только просматривать, но и кликать по контенту на странице. Это наполнит посадочную страницу яркими деталями и оживит ее.

Шаг 6. Распространяйте информацию – событие скоро!

Запустили страницу? Время опубликовать и сообщить о ней миру. Расскажите людям, что эта конференция — прекрасная возможность поучиться у профессионалов отрасли и наладить ценные связи. Добавьте, что она идеально подойдет владельцам бизнеса, специалистам по маркетингу и предпринимателям и пройдет заданные даты. Ознакомьте людей со списком спикеров и их темами, опубликовав расписание.

Пытаетесь сделать так, чтобы ваши объявления были видны? Напишите серию постов. Главное, не переусердствуйте с количеством постов. Объявите о бесплатных подарках для участников. Пригласите своих знакомых или клиентов на конференцию с помощью рассылки.

Шаг 6. За месяц до мероприятия найдите партнеров в своей сфере, не конкурирующих с вами

Обменивайте свои товары или услуги на рекламные акции и публикации в соцсетях партнеров. Во время мероприятия — это беспроигрышный вариант!

Шаг 8. Запустите рекламу на целевую страницу

За две-три недели до мероприятия пора начинать продвижение. Продумайте интересы потенциальных участников, а затем отправьте им информацию, например, через таргетированную рекламу, чтобы заинтересовать. Доклады, спикеры и программа: вся эта информация, необходима для планирования успешного мероприятия.

Не забудьте напомнить участникам о событии за неделю, накануне, и за час и до его начала!

Шаг 9. Спикеры и презентации

Соберите доклады от спикеров. Выясните основную мысль, запросите план выступления и убедитесь, что выступающие определились со структурой своей речи. Если выступающих много, можно создать для них форму форму, а затем проверить готовность каждого в простом отчете.

Шаг 10. Время прогона

Соберите отчеты на две недели раньше и потренируйтесь выводить людей на трибуну. Спикеры должны быть интересны как экспертам, так и неспециалистам. Протестируйте приложение для конференции со всеми выступающими, чтобы убедиться, что они могут работать в нем.

Шаг 11. Создайте форму обратной связи после прогона

Если у спикеров есть какие-то вопросы или пожелания, обнаружить их достаточно просто с помощью обычной гугл-формы. Задав правильные вопросы и просмотрев ответы, можно легко определить, разобрались ли спикеры с оборудованием, все ли понятно с очередью выступлений и эффективно ли работало на прогоне их интернет-соединение. Опросы — это очень удобно!

Шаг 12. Форс-мажоры

Онлайн-мероприятия могут сопровождать много технических проблем: что-то идет не так, сбоит оборудование, увеличивается или уменьшается время ожидания спикера, динамики издают неприятный звук, зрители не могут подключиться. Чтобы исключить или сократить количество подобных ситуаций, проверьте:

  • Интернет. За несколько часов до мероприятия проверьте интернет, убедитесь, что сервис запущен и работает, и не забудьте подключить микрофоны и камеры.
  • Спикеров. Уточните заранее, могут и выступающие опоздать: если спикер опоздает или что-то пойдет не так, у вас уже будет готов запасной план.
  • Правила. Перед мероприятием ознакомьте всех с правилами: нельзя задавать вопросы во время выступления, за нецензурную речь можно отправить в бан, нельзя шуметь, нельзя снимать видео — установите рамки дозволенного сами.

Ключевые особенности

Современные сервисы для видеосвязи обладают рядом специальных функций, которые позволят вам провести эффективную и интерактивную онлайн конференцию. Вот несколько функций, на которые стоит ориентироваться при выборе такого сервиса:

  • Демонстрация экрана;
  • Корпоративный чат;
  • Управление удаленным рабочим столом;
  • Запись сеансов.

Все эти функции помогают в обсуждении рабочих процессов, позволяют совместно работать над документами и делиться презентациями или другим визуальным контентом.

Лучшие программы для онлайн конференций

Предлагаем вам 5 решений для проведения онлайн конференций, на которые стоит обратить внимание:

Skype

Skype – известная программа для групповых видео- и аудиоконференций от Microsoft. Максимальное количество участников в одной встрече – 100. Пользователи могут демонстрировать экран, отправлять файлы в чате, записывать встречи и использовать функцию размытия фона.

В программу также встроен переводчик, который переводит телефонные звонки в режиме реального времени. Подключиться к конференции можно по специально сгенерированной ссылке.

Онлайн конференция через Skype

Обратите внимание, что для хорошей работы сервиса потребуется стабильное Интернет соединение.

Возможности:

  • Аудио и видеозвонки из любой точки мира.
  • Групповые звонки.
  • Обмен мгновенными сообщениями.
  • Обмен файлами, изображениями, видео и документами.
  • Совместное использование экрана во время звонков или конференций.

Zoom

Zoom – программа для конференцсвязи со всеми необходимыми функциями, такими как хранение записей встреч в облаке, прямые трансляции конференций, показ экрана, чат и зал ожидания. Все групповые встречи ограничиваются 40 минутами, что, пожалуй, является самым главным минусом бесплатной версии программы.

Для доступа к видеозвонкам в HD качестве необходимы учетные записи уровня “Предприятие”. Стоит также отметить, что для россиян Zoom на данный момент недоступен.

zoom

В программе также были выявлены некоторые уязвимости, позволяющие посторонним людям подключаться к конференциям и срывать встречи. Так что для компаний, чьим приоритетом является безопасность корпоративных данных, этот сервис не подойдёт.

Возможности:

  • Аудио и видеозвонки.
  • Мгновенные сообщения.
  • Можно поделиться экраном.
  • Виртуальные фоны и фильтры.

TrueConf

TrueConf — это платформа унифицированных коммуникаций, которая позволяет проводить видеовстречи до 1000 человек в 4K Ultra HD качестве как с ПК, так и с мобильного устройства. Во время онлайн конференций вы можете использовать захват контента, показ презентаций, управление удаленным рабочим столом, запись сеансов, обмен файлами и текстовыми сообщениями в личных и групповых чатах.

TrueConf разворачивается внутри вашей корпоративной сети и на вашем оборудовании, что гарантирует полную защиту данных от доступа третьих лиц.

Онлайн конференция TrueConf

TrueConf Server может работать автономно внутри вашей сети без подключения к интернету.

Возможности:

  • Аудио и видеозвонки по всему миру.
  • Групповые видеоконференции для сотен участников.
  • Обмен мгновенными сообщениями во время видеоконференций.
  • Совместное использование экрана во время звонков или конференций.
  • Обмен различными типами файлов, такими как изображения, видео и документы.

FreeConferenceCall

FreeConferenceCall — бесплатные онлайн-конференц-залы. Удобный и экономичный способ проведения виртуальных встреч. Можно создать собственную виртуальную комнату для совещаний, чтобы было удобно общаться с коллегами.

freeconferencecall

Чтобы получить персонализированный URL-адрес для конференции, необходимо зарегистрироваться. Сервис позволяет с легкостью присоединяться к конференциям или виртуальным собраниям.

  • Глобальная аудио и видеосвязь для людей из любой точки мира.
  • Обмен мгновенными сообщениями во время видеоконференций.
  • Совместное использование экрана и обмен идеями с удаленными командами во время звонков и конференций.
  • Обмен документами, изображениями и видео.

Google Meet

Google Meet – сервис для браузерных видеоконференций, в базовой версии которого существуют некоторые ограничения: во встрече могут принимать участие не более 100 участников, максимальная продолжительность встречи составляет 60 минут в день.

Платформа предлагает полезный функционал для удаленной работы, например, отображение субтитров в режиме реального времени, показ экрана и т.д. Однако многие важные инструменты, такие как запись совещаний и разделение конференции на отдельные комнаты, доступны только в платных тарифных планах.

Google Meet (Hangouts Meet) онлайн встречи

Поскольку видеосвязь происходит в основном в веб-браузере, без установки настольного клиентского программного обеспечения, стабильность и качественное функционирование сервиса зависит от производительности вашего браузера, пропускной способности сети, скорости и качества интернет-соединения.

Возможности:

  • Аудио и видеозвонки, где бы вы ни находились.
  • Групповые видеоконференции до 250 человек.
  • Обмен текстовыми сообщениями, смайликами и файлами в режиме реального времени.
  • Демонстрация экрана во время звонков и конференций.
  • Запись и сохранение встреч для последующего просмотра.

Какую программу выбрать для онлайн конференций?

Видеоконференции полностью изменили формат ведения бизнеса. Вместо того, чтобы полагаться на бесчисленные цепочки электронных писем, видеоконференции позволяют коллегам взаимодействовать в режиме реального времени, как будто собеседники находятся в одной комнате. Это позволяет оперативно принимать стратегические решения, быстрее выводить продукцию на рынок и быть более конкурентоспособными.

Для проведения небольших семинаров и лекций в фаворитах остаются Skype и Zoom. Можно также присмотреться к Google Meet и FreeConferenceCall, базовый функционал которых позволит вам удачно провести групповую конференцию или планерку.

Для среднего и большого бизнеса лучше всего подойдёт TrueConf, поскольку данное решение предоставляет высокое качество видео и большое количество инструментов для совместной работы, уделяя при этом особое внимание безопасности коммуникаций и пользовательских данных.


Подписка на новости