Фасилитация: сложное слово, с которым многие из нас могут быть не знакомы. Но ее концепция особенно важно в контексте командной работы, где эффективное общение и координация действий являются ключом к успеху. В этой статье мы погрузимся в понятие фасилитации – разберемся, что это такое, какова роль фасилитатора и как правильно организовать этот процесс в команде. Независимо от того, являетесь ли вы лидером команды, стремящимся улучшить динамику взаимодействия в своем коллективе, или специалистом, желающим расширить свои горизонты, эта статья поможет вам понять и применить принципы фасилитации в рабочей среде.
Содержание
Что такое фасилитация
Фасилитация – это набор инструментов и практик, которые направлены на упрощение и улучшение группового обсуждения. Включает в себя разнообразные подходы и стратегии, такие как ведение диалогов, принятие решений и устранение конфликтов. Она ориентирована на улучшение взаимодействия между всеми участниками, помогая им достичь общей цели. Это термин, происходящий от латинского слова “facilitas“, что означает “легкость”. Простыми словами – фасилитация означает “делать вещи проще”.
Следует подчеркнуть, что применение фасилитации не обязательно связано только с бизнес-сферой или рабочими командами. Этот подход может быть использован в любых ситуациях, когда люди объединяются для реализации общих задач, включая образовательные учреждения, общественные организации или даже семейные собрания.
Чем фасилитация отличается от модерации?
Модерация встречи или события обычно следует строгому алгоритму, включающему определение цели, контроль времени, участие всех присутствующих, соблюдение правил общения и подведение итогов. Суть модерации заключается в проведении мероприятия с соблюдением определенных правил и процедур.
В отличие от модерации, фасилитация предполагает более гибкий подход. Она также включает в себя основные этапы, но при этом использует разнообразные техники, способствующие активному участию участников, стимулирующие обсуждения и обеспечивающие свободное общение. Фасилитатор ставит целью создание комфортной и продуктивной обстановки для работы группы, где каждый может высказаться и внести свой вклад без ограничений.
Виды фасилитации
Существует множество типов фасилитации, включая стратегическую, проектную, командную и международную. Каждый тип обладает своими особенностями и применяется в зависимости от конкретной ситуации и целей. Вот некоторые из основных видов фасилитации:
- Фасилитация на стратегическом уровне: Эта форма фасилитации сфокусирована на крупных целях организации. Фасилитатор активно помогает участникам обсуждения в постановке стратегических задач, решении трудностей и формулировании долгосрочных планов.
- Фасилитация в рамках проекта: В этом контексте, фасилитатор контролирует взаимодействие участников проекта, содействуя координации их деятельности, управлению ресурсами и решению возможных проблем, возникающих в ходе реализации проекта.
- Фасилитация для команд: Этот вид фасилитации направлен на повышение качества коммуникации внутри команды и усиление ее продуктивности. Фасилитатор поддерживает команду в определении и достижении общих целей, способствует общению и взаимопониманию между членами коллектива, а также помогает в решении конфликтных ситуаций.
- Международная фасилитация: Это форма фасилитации используется, когда участники общения находятся в разных странах с разнообразными культурными и социальными контекстами. Фасилитатор помогает участникам преодолеть эти культурные и географические различия, способствуя взаимопониманию и сотрудничеству.
Каждая форма фасилитации имеет свои характеристики и требует от фасилитатора специфических навыков и знаний. Тип фасилитации выбирается в зависимости от конкретной ситуации и целей группы или команды.
Кто такой фасилитатор и для чего он нужен?
Фасилитатор — это нейтральный человек, поддерживающий эффективное общение, который умеет организовывать диалог так, чтобы каждый участник был услышан. Этот специалист может существенно повысить продуктивность встречи.
В области психологии, фасилитатором становится лицо, которое содействует обучению, как, например, сам психолог. В контексте бизнеса, фасилитатор это модератор групповых собраний или встреч. Он определяет правила обсуждения, ведет запись мнений участников и преодолевает затруднения в дискуссии.
Главная цель фасилитатора — скоординировать обсуждение таким образом, чтобы обеспечить комфортное общение и открытый диалог между всеми участниками. Фасилитатор играет ключевую роль в процессе фасилитации. Он служит как “мост” между участниками группы или команды, помогая им общаться более эффективно и работать вместе для достижения общих целей.Фасилитатором может стать как специалист, приглашенный извне, так и внутренний сотрудник компании, обучившийся методам фасилитации.
Навыки и задачи эффективного фасилитатора
Исход фасилитационной сессии часто упирается в компетенции и умения модератора фасилитатора. Для эффективного выполнения своих функций, человеку на данном посту пригодятся следующие ключевые навыки:
- Быть нейтральным. Занимая беспристрастную позицию, фасилитатор должен избегать участия в спорах и оценок, сохраняя непредвзятость. Избегание навязывания собственных взглядов и восприятие различия точек зрения способствуют креативному мышлению. Вмешательство и критика со стороны фасилитатора может отпугнуть участников от активного участия, поэтому специалист должен стремиться к объективности и помнить, что его роль — лишь вести процесс, а результат командной сессии определяется ее участниками.
- Выстраивать коммуникацию. Важно уметь чувствовать аудиторию, подбирать подходящий стиль и темп общения. Уважение к тем, кто не желает высказываться на собрании, позволяет открыть их потенциал. Основной акцент здесь на умении находить общий язык и стимулировать активное участие. Интерес со стороны ведущего и участников — ключ к успешной реализации мероприятия.
- Внимательно слушать. Фасилитатор должен поддерживать участников, подчеркивая важность каждой предложенной идеи, выдвинутой на обсуждение. При этом он не должен пропускать ключевые моменты в ходе обсуждения, чтобы правильно организовать модерацию и визуальную поддержку участников, тем самым дав возможность высказаться всем.
- Управление ситуацией. Встреча может в любой момент выйти из под контроля: участники могут отклониться от темы, переключиться на эмоции и поссорится или нарушать правила совещания. Задача фасилитатора — быстро сориентироваться в любой ситуации и решить возникшую проблему.
- Обладать социальными навыками. Фасилитатору необходимо уметь находить общий язык с людьми различных темпераментов и взглядов, так как на встречи приходят разные по характеру личности. Важно уметь контролировать свои эмоции, так как не все участники команды могут быть приятными в общении.
- Проявлять мотивацию к диалогу. Если участник теряет нить рассуждения, фасилитатор помогает ему вернуться к теме. Он задает вопросы и уточнения, чтобы помочь направить разговор в нужное русло и раскрыть идеи сотрудников.
- Контролировать время. Соблюдение временного регламента обеспечивает возможность высказаться каждому участнику. Необходимо убедиться, что каждый пункт повестки дня обсуждается в установленные временные рамки, чтобы встреча не затягивалась и не превратилась в бесконечное обсуждение.
Благодаря работе фасилитатора, команда может концентрировать внимание на обсуждении вопроса, а не тратить время на организационные моменты.
Во время встречи, фасилитатор выполняет следующие функции:
- Обеспечивает комфорт для групповых обсуждений. Он убеждается, что участники остаются объективными и избегают грубой критики. В дружественной атмосфере люди легче демонстрируют свою креативность. Если участники встречи начинают уставать, фасилитатор может объявить перерыв, изменить методику или план дискуссии.
- Формирует структуру встречи. Фасилитатор последовательно проводит участников через все запланированные этапы собрания: от его открытия до обсуждения, голосования и закрытия.
- Вовлекает всех участников в дискуссию. Опытный фасилитатор распределяет время собрания таким образом, чтобы все участники могли участвовать. Его основная задача – привлечь даже тех, кто обычно молчит, не позволяя активным участникам доминировать в обсуждении.
- Модерирует групповое обсуждение. Если основная тема переходит на второй план, фасилитатор напоминает участникам о цели встречи. Если участники застревают на одной теме, фасилитатор направляет дискуссию в нужное русло.
- Создает активность и задаёт вопросы. Вопросы во время обсуждения помогают включить в дискуссию тех, кто менее активен, а также уточнить детали и более тщательно исследовать тему собрания.
- Фиксирует итоги встречи. Идеально, если на встрече присутствует человек, который записывает принятые решения или основные моменты, но если такого человека нет, это делает фасилитатор. Он не записывает все подробности, а выделяет только самое важное.
Этапы и методы фасилитации
Этапы фасилитации
Рассмотрим на примере сессии, в которой участникам необходимо придумать новые идеи. С перспективы фасилитации, этот процесс будет состоять из пяти этапов:
- Открытие. Фасилитатор приветствует участников, погружает их в контекст собрания, рассказывает о цели и образе общего результата, который планируется достичь, оглашает правила и повестку дня.
- Выработка идей. Каждый участник предлагает свой вариант решения проблемы.
- Обсуждение. Участники делятся мнениями о высказанных идеях, говорят о плюсах и минусах.
- Принятие решения. Участники выбирают одну или несколько лучших идей.
- Закрытие. Фасилитатор проговаривает итоги, предлагает участникам план действий на будущее, благодарит всех за работу.
В процессе работы фасилитатора с группой, принятие решений проходит через несколько этапов. Вся эта постепенная эволюция от начального до конечного этапа известна как динамика. Сэм Кейнер предложил модель, которая описывает эту динамику, называемую “Ромбом динамики группового принятия решений”. Эта модель может быть полезной для понимания этапов, через которые проходит каждый участник и группа во время нестандартного обсуждения. Она также может быть использована для создания сценария или структуры для вашей сессии или встречи.
Ромб динамики принятия решений для групповой фасилитации
Методы фасилитации
Для более продуктивного проведения собраний, эксперты используют разнообразные стратегии. Их выбор зависит от поставленной задачи: они могут быть ориентированы на создание идей, обобщение результатов проектов, планирование или анализ сценариев. Вот три основных техники для фасилитатора:
1) Анализ полей влияния. Этот метод фасилитации основан на теории о том, что в каждой обстановке присутствуют ведущие и противодействующие силы: первые поддерживают изменения, вторые препятствуют им. На собрании участники определяют оба типа сил в данном контексте, а потом рассматривают возможности увеличения ведущих сил или уменьшения противодействующих.
2) Обратный мозговой штурм. Эта техника близка к традиционному мозговому штурму. Однако участники предлагают идеи не на заданную тему, а на ее противоположность. Например, на вопрос «Какую маркетинговую кампанию организовать, чтобы привлечь больше новых клиентов» тему обсуждения формулируют так: «Какая маркетинговая кампания навсегда оттолкнет клиентов от продукта». Затем собираются и анализируются идеи, как в обычном мозговом штурме. Этот подход стимулирует креативность, когда стандартные методы не приносят результатов.
3) Прием Me We Us. Это основная техника фасилитации, которая дает возможность услышать мнение каждого участника. Участникам предлагается задача или вопрос, каждый записывает свои мысли на стикере. Затем коллеги обмениваются идеями в небольших группах, группируют схожие в кластеры. В заключение участники представляют свои мнения всей команде — таким образом, все видят полную картину.
Труконф: инструмент для фасилитации онлайн-встреч
- Корпоративный мессенджер с функциями звонков и быстрых реакций
- Для администраторов: управление участниками, контроль аудио и видео
- 4K видеоконференции до 1500 участников на различных ОС
- Функция записи встреч для сохранения обсуждений и презентаций
- Улучшенная защита данных с возможностью развертывания на клиентских серверах
Области применения фасилитации
Ранее мы уже разобрались с тем, что основная задача фасилитатора – управлять обсуждением так, чтобы ни одна идея не была упущена. Но, существуют определенные обстоятельства, при которых фасилитацию следует применять:
- когда стоит задача, решение которой не является очевидным;
- когда для решения задачи требуется ее обсуждение и сбор мнений со многих точек зрения;
- когда нужно объединить опыт группы и получить поддержку от большого числа участников;
- собрания для развития организации и создания новых проектов;
- сессии стратегического планирования;
- подведения итогов года;
- антикризисных сессий;
- поиска и реализации новых продуктов и услуг;
- собрания по определенному продукту;
- развитие команды и улучшение коммуникации;
- формирования корпоративных ценностей, миссии, ключевых показателей;
- ребрендинг компании;
- разрешения конфликтов и улучшение взаимодействия;
- обучение и тренинги;
- инновационные сессии и мозговой штурм.
Эти области применения фасилитации демонстрируют ее широкий спектр возможностей для улучшения совместной работы групп и достижения общих целей.
Заключение: Почему важна фасилитация
Фасилитация является важным элементом решения, по крайней мере, трех проблем, возникающих во время онлайн-собраний:
1) Негативная обстановка. В случаях, когда участники прерывают друг друга, вступают в споры и принижают значимость мыслей коллег, сложно сосредоточиться. Работа в такой атмосфере становится неприятной, и вероятность появления ценных идей уменьшается. Фасилитатор же помогает урегулировать конфликты, следя за тем, чтобы участники придерживались правил встречи.
2) Участники стесняются предлагать идеи. Когда начальник управляет собранием, подчиненные могут молчать, избегая конфликтов с руководством или критики со стороны начальства. Фасилитатор – это нейтральная и беспристрастная личность, и от него не зависят будущие перспективы сотрудников. Он смотрит на всех одинаково, независимо от их должности, что может сделать процесс обсуждения идей более комфортным для участников. Роль фасилитатора может принять на себя и начальник, так как он лучше всех понимает контекст, но сначала ему необходимо пройти специальное обучение и развить необходимые навыки.
3) Недостаток активности среди коллег. Часто на собраниях активно участвуют лишь несколько сотрудников, в то время как остальные менее вовлечены в процесс. Фасилитатор организует обсуждение таким образом, чтобы все участники принимали в нем участие. Чем больше людей активно участвуют, тем больше возможностей для решения проблемы будет найдено в конечном итоге.
